Confeccionar a folha de pagamento conforme a legislação envolve conhecimento e prática de quem a elabora. Afinal, esse documento serve como descritivo dos valores pagos pela empresa aos seus funcionários, além de trazer os encargos relacionados.
Por esse motivo, os dados incluídos nessa documentação fazem parte dos cálculos de custos e do planejamento financeiro da empresa. Dessa maneira, é preciso ter muita atenção, especialmente porque erros podem causar prejuízos e até problemas judiciais.
Quer saber mais sobre o tema? Então continue a leitura e entenda o que é e como fazer uma folha de pagamento!
O que é folha de pagamento?
A folha de pagamento é um documento composto por informações sobre a remuneração de cada um dos colaboradores de uma empresa. Assim, ela contém a descrição do salário bruto, salário líquido, horas extras, comissões, descontos etc.
A emissão desse documento pela empresa é obrigatória, assim como o armazenamento de uma via de cada folha emitida e do recibo de pagamento assinado pelo trabalhador. Portanto, elaborá-la é fundamental para que a empresa se mantenha em conformidade com a lei.
Qual a importância da folha de pagamento?
Além de saber o que é a folha de pagamento, você deve compreender a importância desse documento para o negócio e o colaborador. Inicialmente, ela é imprescindível para o controle financeiro da organização, já que permite o acompanhamento das despesas com a equipe.
Ademais, a folha comprova o pagamento do salário, das verbas trabalhistas e dos benefícios, além do recolhimento de impostos e INSS. Dessa maneira, ela ajuda a prevenir processos trabalhistas e, consequentemente, gastos com indenizações e multas.
Já para o funcionário, esse documento demonstra sua remuneração e descontos referentes à função na empresa. Dessa maneira, o colaborador pode comprovar sua renda para obtenção de crédito e financiamento de carro, imóveis etc.
A folha de pagamento também é um registro essencial para o pedido de aposentadoria. Isso porque ela serve como comprovante do pagamento do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) — que é descontado automaticamente do salário.
Como fazer uma folha de pagamento?
Você entendeu que a folha de pagamento é essencial para a empresa e para o colaborador. Agora, é o momento de aprender como elaborar esse documento. Na verdade, não há um modelo pré-definido, mas existem processos que facilitam a elaboração da folha.
Veja os principais passos para auxiliar nessa tarefa!
Reúna os dados necessários
Você precisa de uma série de informações que uma folha de pagamento deve conter. Os principais dados desse documento são:
- dados pessoais do empregado;
- cargo e função;
- dados do empregador;
- número de dias trabalhados;
- valores do salário bruto, salário líquido (com os descontos) e de horas extras, adiantamentos e comissões;
- descontos realizados;
- entre outros.
Controle o quadro de funcionários
Em uma empresa com mais funcionários, é comum haver rotatividade, ou seja, pessoas sendo contratadas e demitidas. Além disso, as funções e os cargos dos colaboradores podem ser alterados com o passar do tempo.
Por isso, é fundamental ter organização na contratação, na demissão e na promoção dos trabalhadores. Assim, é possível evitar erros nos cálculos da folha de pagamento e, consequentemente, prejuízos financeiros.
Com o controle do quadro dos funcionários, você ajuda a prevenir falhas em departamentos que dependem dos dados desse documento, como o setor financeiro.
Faça os devidos descontos
Como você sabe, existem diversos descontos que devem ser feitos diretamente na folha, como impostos e contribuições para o INSS. Dessa maneira, é fundamental calcular esses valores corretamente e fazer os repasses aos órgãos específicos.
Cumpra o prazo de pagamento
Segundo a legislação, quando o pagamento é realizado mensalmente, ele deve ser efetuado até o quinto dia útil do mês subsequente ao vencido. Então é preciso organizar a folha de pagamento para que a remuneração seja paga no prazo.
Caso contrário, a empresa deverá pagar o salário somado à correção monetária e aos juros correspondentes ao número de dias de atraso. Como isso significa prejuízo financeiro para a companhia e insatisfação dos funcionários, é essencial pagar os colaboradores em dia.
Como calcular a folha de pagamento dos funcionários?
Ao entender como elaborar a folha de pagamento, é possível que você tenha curiosidade em saber como calcular esse documento. Para começar, é necessário diferenciar os termos salário bruto, remuneração e salário líquido.
O salário bruto se refere ao valor registrado em carteira, que é utilizado como base para os cálculos. Já a remuneração é o salário bruto somado às horas extras e aos adicionais. Por fim, o salário líquido é a quantia efetivamente recebida pelo funcionário. Ou seja, é a remuneração com descontos já realizados.
Portanto, você deve entender quais são as verbas e descontos aplicados na remuneração. Veja!
FGTS
O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) é um programa do Governo Federal criado para proteger o trabalhador. Nesse caso, ele constrói um patrimônio para o funcionário, que pode ser sacado em determinadas ocasiões.
Para compor o fundo, é previsto um depósito mensal referente a 8% do salário do funcionário que deve constar na folha de pagamento. Contudo, esse valor não é descontado do salário. Isso porque o FGTS é pago integralmente pelo empregador.
INSS
Como você viu ao longo do post, a contribuição para o INSS é recolhida diretamente na folha de pagamento. Ela garante ao trabalhador aposentadoria, pensão e auxílio em caso de doença, maternidade e desemprego.
O valor da alíquota varia conforme o montante do salário bruto. Além disso, ela pode ser alterada pela legislação. Por esse motivo, é importante consultar os valores atualizados.
IRRF
O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é o pagamento do Imposto de Renda (IR). Ele é descontado de todos os trabalhadores que devem pagar a tributação, sendo excluídos aqueles funcionários isentos de IR. A porcentagem do tributo também varia segundo a remuneração.
Benefícios
Alguns benefícios concedidos pela empresa aos funcionários envolvem o desconto de uma porcentagem na folha de pagamento. No caso do vale-transporte, por exemplo, a lei permite o desconto de até 6% do salário.
Faltas e atrasos
Se o trabalhador não apresentou justificativa legal para a falta ou atraso, como um atestado médico, o tempo ausente pode ser descontado na folha de pagamento. Caso contrário, não pode haver descontos.
Neste artigo, foi possível entender o que é a folha de pagamento e a sua importância, além de aprender como elaborá-la. Assim, você pode colocar as dicas em prática e organizar esse documento adequadamente na sua empresa!
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