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A formalização de um funcionário vai além de pedir documentos pessoais e assinar a carteira. Tão importante quanto saber o passo a passo para registrar alguém, é calcular os custos de impostos e encargos na folha.

É natural que, com o sucesso e crescimento de um empreendimento, seja necessário contratar colaboradores para dinamizar e aprimorar os processos. Nesses momentos, você deve saber quais documentos são necessários para fazer o registro de um funcionário.

Embora algumas pessoas pensem que esse é um procedimento meramente burocrático e, até mesmo, oneroso para a empresa, essa é uma visão equivocada. Fazer a regularização adequada dos funcionários é indispensável inclusive para proteger a empresa de problemas financeiros.

Quer entender melhor qual a importância de fazer o registro de um funcionário e quais são os documentos necessários para isso? Então continue a leitura deste artigo!

A importância de registrar um funcionário

Antes de analisar especificamente quais são os documentos para registro e regularização do funcionário, é importante compreender por que esse processo deve ser feito. Na prática, ele é necessário por diversos motivos.

O primeiro ponto é que somente a partir de um registro adequado o funcionário terá garantia total dos seus direitos. Assim, ele terá os recolhimentos do INSS, receberá 13º salário, férias, FGTS e outras garantias da legislação brasileira.

Com relação ao empregador, é necessário fazer esse registro para evitar possíveis problemas trabalhistas, garantindo o cumprimento de seus deveres. Caso haja irregularidade em relação aos funcionários, o empreendedor poderá sofrer penalidades como:

  • pagar multa de até trinta vezes o valor de referência regional pelo não registro de funcionário;
  • ser alvo de ações trabalhistas, podendo ter de pagar verbas em atraso, multas e indenizações ao empregado.

Vale notar também que somente a partir de uma regularização adequada a empresa terá totais condições de cobrar os deveres do trabalhador, tais como:

  • cumprimento ou pagamento de aviso prévio em caso de pedido de demissão;
  • cumprimento adequado de horários e prestação de serviços.

Dessa forma, o registro de funcionários, mais do que uma obrigação burocrática, é um instrumento central para o negócio, influenciando também a gestão financeira da empresa. A partir dele, tanto o empreendedor quanto os colaboradores têm seus direitos e deveres garantidos.

Quais os custos de registrar um funcionário?

Uma vez formalizada a admissão de um funcionário, o valor do salário não é o único com o qual o empregador deve se atentar. Há uma série de encargos e impostos que devem ser contabilizados para que a empresa fique em dia com suas obrigações trabalhistas.

A planilha abaixo pode te ajudar a fazer essa conta:

Quais os documentos necessários para o registro do funcionário?

Agora você já compreende para que serve a regularização dos funcionários e qual sua importância para colaboradores e empresas. Diante disso, é possível conhecer os documentos envolvidos no registro de um funcionário.

Confira quais são eles a seguir!

Ficha de solicitação de emprego ou currículo

Embora não seja um documento obrigatório, contar com a solicitação de emprego ou currículo pode ser bastante útil. Essa declaração serve para garantir a veracidade das informações fornecidas pelo empregado. Para fins de registros internos, pode ser interessante que o documento seja assinado por ele.

Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)

Para que o registro seja feito corretamente, o empregado deve fornecer sua CTPS ao RH da empresa. É nesse documento que serão feitas as anotações devidas a respeito da função a ser exercida bem como a remuneração.

Vale destacar que o documento conta com um modelo digital que pode ser usado pelas empresas para o registro. Nesse caso, basta que o trabalhador informe o número do CPF para que o empregador possa efetuar o processo no eSocial. 

Certidão de casamento e de nascimento dos filhos

Caso seja feita a contratação de uma pessoa casada e com filhos, você deve solicitar a certidão de casamento e de nascimento dos filhos. Essa documentação servirá para verificação de dados, concessão de salário-família e abatimento dos dependentes para efeito do Imposto de Renda (IR).

Atestado médico admissional

Um requisito imprescindível na hora da contratação e registro é a verificação da capacidade física e mental do empregado. Conforme dispõe o artigo 168 da CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas), é obrigatório o exame médico, por conta do empregador, para a realização da admissão.

Comprovante de escolaridade

Também pode ser necessário que o funcionário forneça documentação que comprove sua escolaridade ou capacitação para a realização do trabalho. A exigência é importante para confirmar que o trabalhador apresenta os requisitos técnicos exigidos para exercer determinadas atividades.

Documentos pessoais

Por fim, para que o registro seja feito de maneira adequada, o colaborador pode disponibilizar a cópia de documentos, como:

  • comprovante de endereço residencial atualizado;
  • cédula de identidade;
  • cadastro de pessoa física (CPF);
  • título de eleitor;
  • certificado de reservista;
  • número do PIS (Programa de Integração Social);
  • foto 3×4.

Nem todos os documentos são obrigatórios. Contudo, para evitar possíveis transtornos e garantir que o registro ocorra da melhor maneira possível, é válido solicitá-los.

Como formalizar a admissão e registro de empregado

Como foi possível notar, existem diversos documentos exigidos para o registro de um funcionário. Entretanto, não basta ter acesso apenas a essa documentação. Também é preciso compreender quais processos são necessários para fazer a regularização.

Para tal, acompanhe as informações a seguir:

Registrar o vínculo empregatício na carteira de trabalho

O primeiro passo para que a regularização do registro do funcionário seja feita adequadamente é registrar o vínculo empregatício na carteira de trabalho. Logo, a empresa deve anotar na carteira informações como:

  • dados do empregador;
  • cargo a ser exercido pelo funcionário;
  • admissão;
  • remuneração pelo serviço prestado;
  • condições especiais de trabalho, se houver.

Todos esses dados também devem ser incluídos no eSocial. Inclusive, esse registro substitui a assinatura na carteira física, facilitando todo o processo de contratação. 

Preencher a ficha ou livro de registro de empregados

Depois de fazer o registro na carteira de trabalho, é importante preencher a ficha ou livro de registro de empregados. Esse é um documento interno exigido pelos artigos 41 a 48 da CLT. Nele, devem constar os principais dados do empregado, a função exercida e a remuneração.

Elaborar o contrato individual de trabalho

Além da assinatura da CTPS, há a necessidade de um contrato de trabalho. Nesse documento, deve constar a data de início das atividades, a jornada de trabalho, horário de trabalho com intervalos para almoço ou jantar, além de valor do salário e outras questões essenciais.

A empresa também pode adotar o contrato de experiência. Ele dura no máximo 90 dias e serve para avaliar a aderência do empregado às suas funções antes de migrar para o contrato por tempo indeterminado. 

Preencher demais documentos e declarações

Por fim, em casos específicos, pode ser necessário realizar o preenchimento de outros documentos e declarações, tais como:

  • acordo de prorrogação e compensação de horas;
  • ficha de salário-família;
  • termo de responsabilidade de salário-família;
  • declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda.

Como você viu, compreender quais documentos e processos são necessários para o registro de um funcionário é fundamental para o bom funcionamento de um empreendimento. A partir deles, é possível garantir uma relação transparente entre empregadores e colaboradores.

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