A formalização de um funcionário vai além de pedir documentos pessoais e assinar a carteira. Tão importante quanto saber o passo a passo para registrar alguém, é calcular os custos de impostos e encargos na folha.
É natural que, com o sucesso e crescimento de um empreendimento, seja necessário contratar colaboradores para dinamizar e aprimorar os processos. Nesses momentos, você deve saber quais documentos são necessários para fazer o registro de um funcionário.
Embora algumas pessoas pensem que esse é um procedimento meramente burocrático e, até mesmo, oneroso para a empresa, essa é uma visão equivocada. Fazer a regularização adequada dos funcionários é indispensável inclusive para proteger a empresa de problemas financeiros.
Quer entender melhor qual a importância de fazer o registro de um funcionário e quais são os documentos necessários para isso? Então continue a leitura deste artigo!
A importância de registrar um funcionário
Antes de analisar especificamente quais são os documentos para registro e regularização do funcionário, é importante compreender por que esse processo deve ser feito. Na prática, ele é necessário por diversos motivos.
O primeiro ponto é que somente a partir de um registro adequado o funcionário terá garantia total dos seus direitos. Assim, ele terá os recolhimentos do INSS, receberá 13º salário, férias, FGTS e outras garantias da legislação brasileira.
Com relação ao empregador, é necessário fazer esse registro para evitar possíveis problemas trabalhistas, garantindo o cumprimento de seus deveres. Caso haja irregularidade em relação aos funcionários, o empreendedor poderá sofrer penalidades como:
- pagar multa de até trinta vezes o valor de referência regional pelo não registro de funcionário;
- ser alvo de ações trabalhistas, podendo ter de pagar verbas em atraso, multas e indenizações ao empregado.
Vale notar também que somente a partir de uma regularização adequada a empresa terá totais condições de cobrar os deveres do trabalhador, tais como:
- cumprimento ou pagamento de aviso prévio em caso de pedido de demissão;
- cumprimento adequado de horários e prestação de serviços.
Dessa forma, o registro de funcionários, mais do que uma obrigação burocrática, é um instrumento central para o negócio, influenciando também a gestão financeira da empresa. A partir dele, tanto o empreendedor quanto os colaboradores têm seus direitos e deveres garantidos.
Quais os custos de registrar um funcionário?
Uma vez formalizada a admissão de um funcionário, o valor do salário não é o único com o qual o empregador deve se atentar. Há uma série de encargos e impostos que devem ser contabilizados para que a empresa fique em dia com suas obrigações trabalhistas.
A planilha abaixo pode te ajudar a fazer essa conta:
Quais os documentos necessários para o registro do funcionário?
Agora você já compreende para que serve a regularização dos funcionários e qual sua importância para colaboradores e empresas. Diante disso, é possível conhecer os documentos envolvidos no registro de um funcionário.
Confira quais são eles a seguir!
Ficha de solicitação de emprego ou currículo
Embora não seja um documento obrigatório, contar com a solicitação de emprego ou currículo pode ser bastante útil. Essa declaração serve para garantir a veracidade das informações fornecidas pelo empregado. Para fins de registros internos, pode ser interessante que o documento seja assinado por ele.
Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
Para que o registro seja feito corretamente, o empregado deve fornecer sua CTPS ao RH da empresa. É nesse documento que serão feitas as anotações devidas a respeito da função a ser exercida bem como a remuneração.
Vale destacar que o documento conta com um modelo digital que pode ser usado pelas empresas para o registro. Nesse caso, basta que o trabalhador informe o número do CPF para que o empregador possa efetuar o processo no eSocial.
Certidão de casamento e de nascimento dos filhos
Caso seja feita a contratação de uma pessoa casada e com filhos, você deve solicitar a certidão de casamento e de nascimento dos filhos. Essa documentação servirá para verificação de dados, concessão de salário-família e abatimento dos dependentes para efeito do Imposto de Renda (IR).
Atestado médico admissional
Um requisito imprescindível na hora da contratação e registro é a verificação da capacidade física e mental do empregado. Conforme dispõe o artigo 168 da CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas), é obrigatório o exame médico, por conta do empregador, para a realização da admissão.
Comprovante de escolaridade
Também pode ser necessário que o funcionário forneça documentação que comprove sua escolaridade ou capacitação para a realização do trabalho. A exigência é importante para confirmar que o trabalhador apresenta os requisitos técnicos exigidos para exercer determinadas atividades.
Documentos pessoais
Por fim, para que o registro seja feito de maneira adequada, o colaborador pode disponibilizar a cópia de documentos, como:
- comprovante de endereço residencial atualizado;
- cédula de identidade;
- cadastro de pessoa física (CPF);
- título de eleitor;
- certificado de reservista;
- número do PIS (Programa de Integração Social);
- foto 3×4.
Nem todos os documentos são obrigatórios. Contudo, para evitar possíveis transtornos e garantir que o registro ocorra da melhor maneira possível, é válido solicitá-los.
Como formalizar a admissão e registro de empregado
Como foi possível notar, existem diversos documentos exigidos para o registro de um funcionário. Entretanto, não basta ter acesso apenas a essa documentação. Também é preciso compreender quais processos são necessários para fazer a regularização.
Para tal, acompanhe as informações a seguir:
Registrar o vínculo empregatício na carteira de trabalho
O primeiro passo para que a regularização do registro do funcionário seja feita adequadamente é registrar o vínculo empregatício na carteira de trabalho. Logo, a empresa deve anotar na carteira informações como:
- dados do empregador;
- cargo a ser exercido pelo funcionário;
- admissão;
- remuneração pelo serviço prestado;
- condições especiais de trabalho, se houver.
Todos esses dados também devem ser incluídos no eSocial. Inclusive, esse registro substitui a assinatura na carteira física, facilitando todo o processo de contratação.
Preencher a ficha ou livro de registro de empregados
Depois de fazer o registro na carteira de trabalho, é importante preencher a ficha ou livro de registro de empregados. Esse é um documento interno exigido pelos artigos 41 a 48 da CLT. Nele, devem constar os principais dados do empregado, a função exercida e a remuneração.
Elaborar o contrato individual de trabalho
Além da assinatura da CTPS, há a necessidade de um contrato de trabalho. Nesse documento, deve constar a data de início das atividades, a jornada de trabalho, horário de trabalho com intervalos para almoço ou jantar, além de valor do salário e outras questões essenciais.
A empresa também pode adotar o contrato de experiência. Ele dura no máximo 90 dias e serve para avaliar a aderência do empregado às suas funções antes de migrar para o contrato por tempo indeterminado.
Preencher demais documentos e declarações
Por fim, em casos específicos, pode ser necessário realizar o preenchimento de outros documentos e declarações, tais como:
- acordo de prorrogação e compensação de horas;
- ficha de salário-família;
- termo de responsabilidade de salário-família;
- declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda.
Como você viu, compreender quais documentos e processos são necessários para o registro de um funcionário é fundamental para o bom funcionamento de um empreendimento. A partir deles, é possível garantir uma relação transparente entre empregadores e colaboradores.
Peço desculpas pela omissão. Vamos incluir essa seção com exemplos práticos de situações onde o Granatum pode ser particularmente útil.
Como o Granatum pode te ajudar com isso
O Granatum é uma ferramenta de gestão financeira que simplifica a maneira como você controla as finanças da sua empresa. Com uma interface intuitiva e recursos poderosos, ela permite que você tenha uma visão clara de todos os aspectos financeiros do seu negócio, incluindo a gestão de custos com pessoal, planejamento financeiro para crescimento da equipe e análise detalhada de gastos. Vamos ver como você pode aplicar essas funcionalidades no contexto do registro e manutenção de funcionários.
Gestão de Custos com Pessoal
No Granatum, você pode categorizar todas as despesas relacionadas aos seus funcionários, como salários, encargos e benefícios. Isso não só facilita o monitoramento e controle dos gastos com a equipe, mas também permite uma gestão orçamentária eficaz. Com essa visão detalhada, você pode fazer planejamento financeiro mais estratégico e tomar decisões mais informadas sobre a sustentabilidade das contratações.
Isso pode ser útil pra você nas seguintes situações:
- Ao planejar aumentos salariais: Utilize os relatórios para avaliar o impacto de aumentos salariais no orçamento geral da empresa.
- Durante a contratação: Antes de efetivar uma contratação, simule o impacto financeiro que o novo salário terá no fluxo de caixa.
- Na análise de benefícios: Compare o custo de diferentes pacotes de benefícios para encontrar a opção mais vantajosa para a empresa e os funcionários.
Planejamento Financeiro para Crescimento da Equipe
Antes de contratar novos membros para a sua equipe, é crucial entender o impacto financeiro que essas contratações terão. O Granatum oferece ferramentas de fluxo de caixa e projeções financeiras que permitem simular novas contratações e visualizar o impacto financeiro a curto e longo prazo. Assim, você garante que o crescimento da equipe está alinhado com a capacidade financeira da sua empresa.
Isso pode ser útil pra você nas seguintes situações:
- Expansão da equipe: Veja como novas contratações afetarão o fluxo de caixa nos próximos meses.
- Lançamento de um novo projeto: Calcule se o orçamento atual suporta a contratação de especialistas para um novo projeto.
- Reestruturação da empresa: Avalie o impacto financeiro de uma reestruturação da equipe antes de tomar decisões.
Análise Detalhada de Gastos com Pessoal
Com o Granatum, você pode gerar relatórios financeiros detalhados que podem ser filtrados para mostrar especificamente os custos com pessoal. Isso é essencial para entender como os salários e benefícios afetam a lucratividade da empresa e identificar oportunidades de otimização de custos. Uma gestão financeira precisa é fundamental para a saúde e crescimento do seu negócio.
Isso pode ser útil pra você nas seguintes situações:
- Otimização de custos: Identifique onde é possível reduzir custos sem impactar a qualidade do trabalho e a satisfação dos funcionários.
- Relatórios para investidores: Prepare relatórios detalhados sobre os custos com pessoal para apresentar a investidores ou partes interessadas.
- Auditorias internas: Use os relatórios para realizar auditorias internas e garantir a conformidade com as políticas financeiras da empresa.
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