O bom desempenho de tarefas e o cumprimento de compromissos da empresa dependem de um bom gerenciamento. Se houver desorganização, as atividades se tornam improdutivas e não geram os resultados esperados. Por isso, muitos profissionais buscam ferramentas que otimizem o trabalho — como o Trello.
Ele permite que todas as ações de uma equipe estejam conectadas e fiquem centralizadas. Assim, o gestor pode controlar as atividades e os colaboradores acompanham todas as etapas de desenvolvimento. Portanto, saber como usar o Trello pode aprimorar seus projetos.
Ficou curioso em saber como essa ferramenta pode ser proveitosa na sua rotina? Então continue a leitura e confira como funciona o Trello!
O que é Trello?
Trello é uma ferramenta virtual que facilita a organização de projetos. Ele funciona como um recurso visual que permite customizar todo o processo de criação e desenvolvimento de atividades em equipe.
Isso porque o método possibilita gerar layouts com a finalidade de acompanhar o fluxo de trabalho. De maneira simples e flexível, diferentes pessoas podem ter acesso a uma mesma página com informações compartilhadas sobre projetos e tarefas.
Desse modo, a ferramenta auxilia na comunicação e organização para a realização de atividades, pois o progresso do trabalho é atualizado constantemente nessa plataforma. Ainda, a representação visual facilita a compreensão sobre as etapas necessárias, pendências e outras questões relevantes.
Como funciona a ferramenta?
Agora que você entendeu o que é o Trello, é importante aprender como a ferramenta funciona. Com um design customizável, o Trello é um software que ajuda a construir um guia de gerenciamento de projetos. Para facilitar o uso, ele está disponível na versão web e mobile.
Nessa plataforma, você organiza as informações com temas, cores, participantes, descrição de atividades e prazos. Com a ferramenta, todos os integrantes do projeto têm acesso a esses e outros dados, incluindo o que deve ser feito, as etapas e a data limite.
De forma dinâmica, ele é dividido em:
- quadros (boards): são as estruturas que permitem a organização geral. A partir deles, é feita a separação de projetos. Também é possível movimentar o andamento do trabalho;
- listas (lists): mostram as diferentes etapas da tarefa. Elas podem ser personalizadas e administradas conforme as necessidades da equipe. Por exemplo: “tarefas a fazer”, “tarefas sendo feitas” e “tarefas finalizadas”;
- cartões (cards): representam especificamente as tarefas e contêm as informações detalhadas para realizar o serviço. Quando você progride na atividade, pode movê-las conforme as listas que elas ocupam.
Além disso, cada membro é adicionado aos cartões de determinada tarefa, o que permite saber quem está responsável pela etapa. Para que todos fiquem cientes dos prazos, as atividades têm lembretes e, ao terminá-las, é possível marcá-las como finalizadas.
Também existe a opção de criar checklists, caso a tarefa seja muito extensa. Como resultado, as grandes atividades são sistematizadas para que você tenha a porcentagem do que foi feito e do que ainda precisa fazer.
Quais são os principais recursos do Trello?
Após compreender o conceito e o funcionamento do Trello, é interessante saber quais são os principais recursos dessa ferramenta. Afinal, ela oferece uma perspectiva geral sobre todas as partes de desenvolvimento do projeto.
Para compreender melhor, veja quais são algumas das funções disponíveis!
Escrever comentários
Cada card de tarefa permite que novas informações sejam documentadas. Assim, o recurso de comentários é eficaz se você precisar escrever alguma consideração a um colega ou adicionar novas ideias. Também existe a possibilidade de deixar lembretes mencionando pessoas específicas.
Compartilhar documentos
Também no card, é possível anexar documentos em diferentes formatos — PDF, MP4, PNG, entre outros. Dessa forma, todos os integrantes podem usufruir e compartilhar materiais relacionados ao projeto. Para tanto, verifique o espaço de armazenamento disponível no plano que você deseja utilizar.
Filtrar informações
No caso de projetos grandes, a filtragem de informações é fundamental. Isso porque ela funciona para otimizar o tempo, direcionando as ocorrências que se encaixam no que está sendo pesquisado. Logo, cada integrante pode obter os dados de que precisam.
Afinal, como utilizar a ferramenta na gestão de projetos?
Saber como usar o Trello, de modo geral, pode ser vantajoso para a gestão de projetos. O primeiro passo para utilizá-lo adequadamente é descobrir qual pacote se encaixa na sua realidade profissional — há desde a versão gratuita até planos pagos.
Em seguida, vale a pena entender como inserir essa ferramenta na rotina da empresa. Veja o que fazer!
Treine a equipe
O uso do Trello só será efetivo se todos os membros da equipe se engajarem em aproveitá-lo corretamente. Portanto, o treinamento básico é fundamental. Dessa forma, cada profissional entenderá como utilizar os recursos conforme as demandas forem aparecendo.
Quando todos estiverem habituados ao Trello, será mais fácil otimizar o tempo e obter os resultados esperados. Afinal, centralizar todas as informações essenciais em um lugar diminui o gasto de energia com comunicação.
Personalize o Trello
Como você viu, uma das vantagens do Trello é o poder de customizá-lo. Após fazer seu cadastro, clique em “Criar novo quadro”, escolhendo um título que referente a um projeto específico. Caso seja gestor de muitos projetos, há a possibilidade de organizá-los separadamente na sua conta.
O passo seguinte é montar as listas de tarefas. Elas serão organizadas em colunas dentro do quadro. Em cada lista, dependendo da denominação dela, poderão ser adicionados cartões contendo tarefas. Elas servem como facilitadoras de fluxo de informações, com separação de status e prazos.
Para criar uma lista, basta clicar em “Adicionar uma lista” e escolher um título. Como exemplo, elas poderiam ser:
- sugestões de programas;
- programas em análise;
- programas aprovados;
- programas em andamento;
- programas finalizados.
Acompanhe o projeto
Após criar o quadro, as listas e os cards, é necessário acompanhar o projeto no Trello. Isso significa mover os cards conforme as mudanças de status na lista, por exemplo.
Também é possível designar os responsáveis, definir ou mudar prazos, concluir atividades e incorporar novas tarefas. Ao concluir o projeto, basta finalizar o uso do quadro correspondente.
Como você percebeu, saber como usar o Trello permite que toda a equipe de projetos verifique visualmente o andamento do trabalho. Como o desenvolvimento das atividades é feito desde o início, com base na conexão de ideias e em etapas com prazos estabelecidos, a ferramenta permite otimizar os resultados.
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