Um bom controle de contas a pagar e receber começa em um fluxo de caixa organizado e bem utilizado.
Fazer a gestão financeira de uma empresa não é fácil. Afinal, ela envolve diversas atividades que requerem organização, conhecimento e acompanhamento rigoroso. Entre essas tarefas, está o controle das contas a pagar e receber.
Você aplica essa prática com critério no dia a dia do seu negócio? Saiba que monitorar os custos e os ganhos é fundamental para o desenvolvimento saudável da companhia. Afinal, isso contribui para a saúde financeira empresarial.
Neste post, você entenderá o que é o controle de contas a pagar e receber e conhecerá 4 dicas para aplicar em seu negócio. Vamos lá?
O que é o controle de contas a pagar e receber nas empresas?
O conceito de contas a pagar se refere aos gastos (fixos e variáveis) que a empresa deve arcar para manter o seu funcionamento. Esses custos também são chamados de passivos e incluem aluguel, água, luz, folha de pagamento, impostos, fornecedores e outros.
Já as contas a receber, consideradas ativos, representam os valores que o negócio tem para arrecadar dos clientes que compraram. Portanto, o controle de contas a pagar e receber envolve o gerenciamento dos passivos e ativos da empresa.
Qual a importância de um bom controle das contas a pagar e receber?
Entendendo o que é o controle de contas a pagar e receber, é interessante saber a importância de aplicar essa gestão no cotidiano do negócio. Na prática, controlar os passivos e os ativos da empresa ajuda a identificar com antecedência os compromissos financeiros e os valores dos débitos a receber.
Dessa maneira, você pode entender a situação financeira atual do seu empreendimento e prever os próximos meses. Com isso, é possível organizar as finanças da empresa, honrar com as despesas e evitar o endividamento.
Em contrapartida, quando não há o controle dos passivos e ativos, a empresa fica sujeita a uma série de fatores que podem resultar em prejuízos financeiros, como:
- esquecer de pagar uma ou mais contas (gerando juros a a interrupção do serviço);
- esquecer de cobrar valores a receber;
- não tomar atitudes para evitar o endividamento;
- gastar mais do que recebe, contraindo dívidas;
- não ter dinheiro para pagar as contas;
- não investir o dinheiro da empresa por não saber que há essa possibilidade.
Desse modo, o controle dos dois grupos de contas se torna imprescindível para manter a boa saúde financeira da empresa. Consequentemente, esse hábito amplia as chances de crescimento saudável do negócio, já que permite organizar as contas e utilizar o dinheiro do empreendimento de forma mais estratégica.
4 Dicas para controlar as contas a pagar a receber da sua empresa
Você já sabe a importância de controlar as contas a pagar e receber da sua empresa. Então é o momento de descobrir as 4 dicas para gerenciar os passivos e ativos do seu negócio e ter sucesso nessa jornada.
Confira!
1. Registre todas as movimentações do caixa
O primeiro passo para ter o controle das contas a pagar e receber é registrar todas as movimentações do caixa da empresa, sem exceção. Qualquer valor que entra ou sai do negócio, mesmo que baixo, deve ser registrado.
Essa prática ajuda a identificar possíveis gargalos ou mesmo ralos por onde o dinheiro possa estar escoando, se for o caso. Além disso, os registros permitem descobrir boas fontes de receitas e outras informações financeiras relevantes.
Mais uma função importante do registro dessas movimentações é o fornecimento de dados para a realização de outras atividades de gestão financeira. É o caso, por exemplo, do fluxo de caixa, ciclo financeiro da empresa, etc.
2. Controle o seu fluxo de caixa
Como você viu, o registro de movimentações é fundamental para realizar o controle do fluxo de caixa. Essa ferramenta consiste em entender quanto dinheiro entrou e saiu do caixa da empresa. Assim, há como descobrir se o saldo da organização é positivo ou negativo.
Para ter um acompanhamento mais adequado, é interessante que o controle do fluxo de caixa seja feito diariamente. Dessa maneira, você pode identificar qualquer problema de imediato e agir com antecedência, evitando o agravamento da situação.
Caso contrário, dependendo do fluxo de entradas e saídas, o controle se torna mais complexo, aumentando a chance de erros. Para facilitar essa tarefa, é viável contar com uma ferramenta de automação da atividade, como um bom software de gestão financeira.
3. Divida os centros de custo
Os centros de custos são categorias nas quais você pode dividir as contas a pagar e receber. Não há uma classificação geral para eles, então é possível distribuir as receitas e as despesas como julgar interessante.
Por exemplo, há como separar os centros de custo por filial ou por setor (marketing, logística, comercial etc.). Desse modo, você consegue controlar melhor os passivos e os ativos da empresa. Afinal, ficará mais fácil se concentrar nos dados desses núcleos para, depois, ter a visão macro do negócio.
4. Utilize um software de gestão financeira
Manter todos esses registros que você viu até aqui manualmente não é simples. Por isso, os softwares de gestão financeira podem ajudar na automação do fluxo de caixa. Mas não é somente dessa maneira que eles podem auxiliar no controle das contas a pagar e receber da sua empresa.
O software de gestão Granatum, por exemplo, permite:
- registrar gastos e ganhos;
- planejar o orçamento da empresa;
- emitir notas fiscais;
- emitir recibos de pagamento e recebimento;
- cobrar com boleto bancário, Pix ou cartão de crédito;
- definir metas para gastar ou ganhar;
- classificar os ativos e os passivos por categoria e centro de custo;
- anexar comprovantes via câmera de dispositivos móveis;
- obter relatórios gerenciais.
Todas essas funcionalidades são realizadas de forma automatizada. Assim, sem a interferência humana na obtenção dos dados, é possível minimizar erros e ter melhores resultados no controle financeiro do negócio.
Neste post, você entendeu a importância de controlar as contas a pagar e a receber da sua empresa. Agora você pode colocar em prática as 4 dicas que você acabou de aprender e acompanhar, de perto e sem dificuldades, o controle dos passivos e ativos do seu empreendimento.
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