Nota: O conteúdo que você lerá a seguir foi escrito por nossos parceiros da Ideal Odonto, empresa fornecedora convênios odontológicos empresariais.
Todo consultório médico, independente da sua especialidade, deseja ter um bom volume de receitas recorrentes entrando em seu caixa. E é a partir destes números que o objetivo de ter uma empresa líder no mercado se aproxima cada vez mais da realidade.
Contudo, é preciso ter muita segurança em relação aos passos que serão tomados para que a ausência de uma boa gestão financeira não acarrete na falência de um negócio com potencial para o sucesso.
Devido a correria do dia a dia, sabemos que muitas vezes assuntos como esses são deixados de lado e as finanças são tratadas como mais uma obrigação burocrática a ser resolvida.
É aí que muitos empresários acabam se perdendo, mas neste artigo, buscamos facilitar esse processo e te dar os primeiros passos da melhor forma para cuidar do financeiro de seu consultório.
Entenda como o dinheiro se movimenta
Antes de tudo é preciso entender como acontece o fluxo financeiro dentro do seu negócio.
Assim como toda e qualquer empresa que está começando, o seu consultório precisará de um investimento inicial e terá muitas contas à pagar. Por isso, neste período de inserção no mercado, sócios e investidores podem ser um apoio crucial para fazer com que a empresa deslanche.
Essa sociedade pode garantir a formação de caixa necessária para os primeiros passos do seu negócio. Com uma quantia suficiente para um fluxo que cubra seus custos iniciais, depois de um determinado período, possibilidades para além do equilíbrio, como a recuperação do investimento e o lucro, podem acarretar no reinvestimento em inovações para o local.
Além disso, é essencial contar com a fidelização de um bom número de pacientes. Com estabelecimento de confiança entre seu consultório, os profissionais atuantes nele e os pacientes, além da recorrência nos atendimentos, as indicações e o boca-a-boca podem gerar um aumento significativo no que diz respeito às receitas.
Anote todas as entradas e saídas
Uma boa gestão financeira conta com registros de todas as movimentações realizadas com o dinheiro do seu negócio. Por exemplo, você sabe quanto gasta em material por mês? Qual o lucro você obtém em cada procedimento? Quanto custa manter um funcionário em tempo integral?
Pode parecer bobagem ou exagero, mas são justamente esses detalhes que separam as empresas que se afundam em dívidas e os cases de sucesso.
É preciso ter disciplina e consistência para anotar exatamente toda e qualquer entrada ou saída de dinheiro. Não importa se foi para comprar um pacote de algodão ou se foi um atendimento em que o paciente havia convênio dental para cobrir os custos.
Tudo deve ser registrado no momento em que aconteceu.
Saiba o valor exato de cada movimentação
É importante ressaltar que não adianta anotar tudo o que entrou e saiu se isso for feito de forma incorreta. No momento do registro, não arredonde números ou, caso não tenha uma nota, simule um valor.
No caso de consultórios, em que existem dois tipos de atendimento – os que são feitos através de convênios e os particulares -, é essencial se certificar que os valores das consultas estão sendo registrados de forma correta.
Por exemplo, imagine que você tem um consultório de odontologia e dois pacientes desejam fazer um clareamento dental e um deles possui convênio dentário.
Isso quer dizer que o lucro sobre o atendimento deste paciente será diferente do que o da pessoa que estiver realizando o procedimento de forma particular. Entende a diferença?
Também existem outros fatores que precisam de atenção, como formas de pagamentos e as taxas inclusas. Cartões de crédito, por exemplo, geralmente cobram taxa em cima do valor que está sendo pago. E tudo isso deve ser considerado no momento de registrar as movimentações do caixa.
Quando falamos do dinheiro da sua empresa, todo valor é importante para garantir o controle correto do seu fluxo de caixa.
Dê importância ao Planejamento Financeiro
Ter um bom planejamento é traçar um caminho para que o seu consultório saia da situação em que está e consiga atingir seu objetivo.
Para isso é preciso que você não somente tenha uma meta, mas também, saiba quais os passos que devem ser feitos. Após realizar os passos que citamos anteriormente, comece a definir quais serão as atitudes a serem tomadas futuramente.
Faça uma previsão de seus gastos. É óbvio que imprevistos podem acontecer, mas tendo um controle do que é fixo, certamente será mais fácil de cobrir despesas inesperadas.
Nesta etapa vale também decidir o que você pode fazer diferente. Trocar de fornecedor, aumentar o número de atendimento de pacientes que vivem à procura de “convênio dentista”, checar se há mais espaço na agenda… Tudo conta!
Afinal, quando você tem pelo menos uma noção do que vai receber nos próximos meses, é possível planejar até novas atividades. Como por exemplo, investir em novos funcionários, fazer uma reforma ou até mesmo, ajustes em salários!
