Com a crise causada pela covid-19 no mundo, o setor de educação passou por diversos desafios. Para contornar a situação, é fundamental que as instituições de ensino tenham uma gestão financeira escolar eficiente.
Isso é importante para se adaptar à nova realidade, manter a qualidade do ensino e superar as dificuldades do período. No entato, para que o gerenciamento das finanças da instituição seja bem-sucedido, é necessário saber como fazê-lo.
Pensando nisso, este artigo explicará o que é a gestão financeira escolar, como ela funciona e qual a sua importância. Continue a leitura e confira 5 dicas que ajudarão a colocá-la em prática!
Como está o cenário escolar atual?
Conhecer o cenário da educação no Brasil e no mundo permite tomar atitudes mais efetivas na gestão escolar. Após diversos meses de paralisação quase total das aulas presenciais, o setor continua a sentir os efeitos da pandemia.
De acordo com a pesquisa realizada pela organização não governamental Human Rights Watch, houve no período de pandemia uma redução do acesso ao ensino entre 2020 e 2021, com crianças recebendo pouca ou nenhuma educação ao redor do mundo.
De forma geral, isso ocorreu devido às dificuldades de conexão e ao fechamento das escolas. Após a abertura das instituições no Brasil, problemas de infraestrutura também dificultaram o processo de ensino e aprendizagem.
A crise econômica causada pela pandemia também afetou as finanças das famílias brasileiras. Como consequência, os casos de inadimplência nas escolas aumentaram. Nesse sentido, a gestão financeira escolar precisa atuar para melhorar as condições de ensino e manter resultados positivos.
O que é a gestão financeira escolar?
Apesar de ter a principal missão de ensinar, o funcionamento das escolas é similar ao de uma empresa. As instituições precisam pagar contas, realizar investimentos, comprar novos materiais e equipamentos, contratar uma boa equipe, entre outras obrigações financeiras.
Para garantir o bom funcionamento da instituição, existe a gestão financeira escolar. Ela envolve o recebimento das mensalidades, controle do fluxo de caixa, pagamento de colaboradores, inadimplência e outras atividades importantes.
Além disso, a gestão financeira escolar também influencia outros setores da escola e deve estar em harmonia com eles. Para isso, é fundamental que o gestor financeiro se baseie no Projeto Político Pedagógico (PPP) para tomar as decisões orçamentárias.
Qual a importância da gestão financeira escolar?
Como você viu, o setor educacional brasileiro está passando por um momento bastante desafiador. Nesse sentido, poder contar com uma boa gestão financeira é fundamental para garantir a sobrevivência da escola.
Afinal, além de pagar as contas e realizar investimentos, é necessário que a instituição de ensino seja rentável. Então a gestão financeira é essencial para organizar os processos e garantir que todas as obrigações sejam cumpridas de forma positiva e organizada.
Um bom gerenciamento também permite a redução de gastos e o aumento na eficiência dos processos internos. Assim, é possível preparar uma reserva financeira para momentos de dificuldade econômica.
Isso mostra como a gestão financeira é fundamental em tempos de crises ou dificuldades. Afinal, escolas que já possuíam um controle eficiente das finanças conseguiram lidar melhor com cenário de adversidades.
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Como administrar os recursos da escola em 5 passos?
Agora que você conhece a importância da gestão financeira escolar, é válido entender como administrar os recursos da escola. Confira 5 passos que podem tornar o gerenciamento mais eficiente:
1. Defina metas e prioridades
O primeiro passo é definir metas e reservas mensais destinadas para satisfazer os objetivos e imprevistos. Os planos devem incluir tanto melhorias para a instituição e seus gestores quanto medidas para tornar a escola mais atraente para pais, alunos e colaboradores.
Assim, o principal desafio é combinar um ambiente escolar agradável com gestão lucrativa. Para isso, as metas precisam ser realistas e ter prazos definidos. Afinal, combinar objetivos irreais com um fluxo de caixa apertado, por exemplo, pode causar frustração.
2. Faça um levantamento dos recursos
Após definir as metas, o próximo passo é verificar se há recursos disponíveis para implementar melhorias na instituição de ensino. Se não houver valores em caixa o planejamento financeiro se torna ainda mais importante.
Conhecer as condições das finanças da escola é essencial para estabelecer formas de gerar mais receita. Tenha em mente que as metas mais ambiciosas precisam de investimentos de longo prazo, e regular as finanças é o primeiro passo para ter condições de realizá-las.
3. Considere os diferentes cenários
Ao utilizar dados dos anos anteriores, o gestor pode fazer estimativas mais precisas sobre os fatores que influenciam o sucesso financeiro da escola. É possível avaliar, por exemplo, o número de matrículas canceladas e não renovadas ou os clientes inadimplentes.
Isso ajuda a orientar suas metas e investimentos, a depender dos resultados obtidos. Ao analisar os cenários possíveis, o gestor também pode definir estratégias para enfrentar diferentes situações.
4. Reduza os gastos
Desde que os alunos não sejam prejudicados, é recomendado verificar quais gastos secundários podem ser cortados ou otimizados. Afinal, repensar as despesas diárias é fundamental para manter a saúde financeira da instituição.
Reduzir gastos também permite garantir uma reserva financeira para o futuro. Dessa forma, é possível se precaver contra crises ou variações no mercado. Reservas estratégias de capital também são importantes para evitar surpresas desagradáveis, como consertos e gastos emergenciais.
5. Use a tecnologia
Tentar administrar a parte financeira da escola sem o auxílio de um software de gestão pode resultar em erros, além de perda de tempo e de recursos. Portanto, a tecnologia é uma grande aliada da gestão das finanças escolares, facilitando o alcance e fiscalização das metas.
Assim, com um sistema de gestão integrado, é possível otimizar o controle financeiro. Com o Granatum Financeiro, você pode otimizar diversas tarefas burocráticas.
Uma das principais funcionalidades é o Granatum Pagamentos, que automatiza a cobrança de mensalidades por boleto ou cartão de crédito, com uma régua de comunicação que entra em contato com os clientes e reduz a inadimplência na escola.
Além disso, o planejamento orçamentário pode ser muito útil. Ele garante um controle preciso e atualizado sobre o que foi orçado em comparação ao que está sendo realizado pela gestão. Também é viável criar diferentes orçamentos, simulando cenários variados para a escola.
Outra funcionalidade é a geração do fluxo de caixa, que possibilita ter uma visão geral de todos os lançamentos realizados e previstos ao longo de um determinado período.
Com esses 5 passos, você poderá ter uma gestão financeira escolar mais eficiente. Assim, é possível identificar a real situação da instituição de ensino e tomar atitudes para corrigir os principais problemas para ter mais segurança diante de diferentes cenários.
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