Calcular os custos é parte essencial de um projeto e envolve planejar, estimar, determinar e controlar os gastos para a execução de determinado trabalho.
Calcular o custo de um projeto é uma tarefa que exige bastante organização e foco. O processo deve começar com um planejamento estratégico e orçamento bem estruturados. Afinal, eles são fundamentais para evitar atrasos, imprevistos e prejuízos na realização das atividades.
Com bom gerenciamento, cronograma elaborado corretamente e um monitoramento sistemático, fica mais fácil entregar o projeto no prazo previsto e sem sair do orçamento. Isso também ajuda a garantir a satisfação dos clientes da empresa.
Quer saber como fazer um orçamento mais alinhado? Neste artigo, você entenderá como calcular o custo de um projeto de maneira eficiente.
Continue a leitura e aprenda!
O que é e como funciona a gestão de custos de um projeto?
A gestão de custos envolve um conjunto de procedimentos que visam garantir que o projeto será entregue seguindo o orçamento aprovado. Isso abrange o cálculo dos custos, que considera diversos fatores relevantes para a proposta do negócio.
Assim, é possível conciliar os recursos financeiros que o projeto demanda para ser executado com aqueles que a empresa está disposta a pagar. Além dos gastos com recursos humanos e materiais, a gestão de custos também considera as consequências de investir nesses fatores.
Se as despesas com capital humano forem reduzidas, por exemplo, isso pode resultar em falhas operacionais. Além disso, esses problemas podem demorar a ser descobertos, prejudicando a conclusão do projeto.
Por fim, vale destacar que o bom gerenciamento não envolve apenas estimar os custos e determinar o orçamento. Ele também exige controlar os gastos. Assim, é possível evitar que o projeto tenha custos mais elevados do que o previsto.
Qual é a importância de calcular o custo de um projeto corretamente?
Como você viu, calcular o custo é uma das principais etapas para a execução de um projeto. Afinal, sem um bom gerenciamento das despesas, é comum o orçamento da proposta sair diferente do previsto, resultando em problemas no futuro.
Mesmo que um projeto seja entregue no escopo, qualidade e prazo solicitados, se ele ultrapassar o orçamento, pode gerar dificuldades financeiras. Afinal, desperdiçar recursos ou gastá-los em momentos inadequados pode prejudicar o orçamento empresarial.
Dessa forma, quanto antes os custos financeiros forem calculados, melhor para o projeto. Assim, a gestão deve planejar, estimar, determinar e controlar os gastos. O objetivo é garantir que nenhuma etapa será esquecida e possibilitar a elaboração de um orçamento mais próximo da realidade.
Lembre-se de que esse é um instrumento que serve para embasar a tomada de decisão dos gestores. Por isso, não deve ser visto apenas como uma obrigação burocrática que o setor financeiro é obrigado a elaborar, mas como uma ferramenta que auxilia no sucesso do negócio.
Outra vantagem de fazer o cálculo de custos do projeto é ter a visão dos gastos de cada atividade. Dessa forma, é possível comprovar as despesas e justificar por qual motivo os recursos foram investidos em determinadas operações.
Além disso, o controle dos custos permite que, ao final do projeto, a empresa faça um levantamento das lições aprendidas. Essas informações poderão ser utilizadas na elaboração de documentos orçamentários, que otimizarão os próximos projetos.
Como calcular o custo de um projeto?
Após entender a importância de calcular o custo de um projeto, é preciso saber o que verificar e como chegar ao resultado do montante que deve ser investido. Para isso, existem algumas dicas que podem ajudar.
Confira:
Faça um planejamento inicial
Planejar os custos iniciais é a base de qualquer projeto. Isso inclui levantar questões como a necessidade de terceirizar serviços, a quantidade de etapas a serem seguidas, as ferramentas que dispõe para atender às demandas, entre outros fatores.
Logo, é fundamental que o planejamento de custos seja detalhado. Isso ajuda a garantir que o orçamento pré-determinado não será extrapolado. Para tanto, também é preciso levantar informações sobre preços e quantidades de cada elemento envolvido para a realização do projeto.
Faça uma estimativa dos custos
O próximo passo é fazer uma estimativa de custos totais. Para essa etapa, utilize os valores levantados na etapa anterior. Ainda, a investia em análises financeiras precisas, o que permite ter uma noção bastante aproximada de quanto custará o projeto, evitando imprevistos e transtornos.
Defina os orçamentos
O orçamento envolve uma projeção final sobre quanto será preciso investir para que o projeto seja executado e concluído. Esse não é o momento de se basear em hipóteses, pois os valores devem ser condizentes com a realidade de cada etapa do planejamento.
O objetivo é evitar que ocorram surpresas e o orçamento não saia do valor previsto. Nessa etapa, é interessante escolher as propostas com o melhor custo-benefício, o que aumentará as chances de sucesso.
Mantenha um controle adequado
O controle de custos envolve acompanhar, ao longo da realização do projeto, se os valores orçados estão sendo cumpridos. A finalidade é monitorar todas as despesas realizadas para garantir que o orçamento aprovado está sendo seguido.
Vale ressaltar que o controle de custos é um processo contínuo. Ou seja, ele deve ser feito durante toda a execução do projeto. Por isso, é fundamental manter a constância durante as análises e comparações entre os gastos previstos e realizados.
Tenha uma margem de erro
Além de controlar os gastos por meio de revisões periódicas, é importante sempre trabalhar com uma margem de erro. Esse cuidado ajuda a garantir que o projeto se mantenha dentro das estimativas de custos e da disponibilidade financeira do negócio.
Essa margem também ajuda a entender se o planejamento foi realmente bem-sucedido. Se o orçamento não teve um nível de precisão satisfatório, será necessário pensar em estratégias adequadas para aprimorar a execução de projetos futuros.
Conte com a tecnologia
A tecnologia pode contribuir com o cálculo de custos em projetos. Afinal, ela está cada vez mais presente no dia a dia das empresas e traz soluções inovadoras para as mais diversas necessidades do cotidiano corporativo.
Com um sistema de gestão empresarial, por exemplo, você pode fazer o planejamento orçamentário de forma precisa. Também é possível comparar o que foi orçado com o que está sendo realizado, além de criar diferentes orçamentos e simular cenários distintos.
O software permite, ainda, gerar relatórios gráficos flexíveis, facilitando a visualização das movimentações da empresa. É possível fazer os lançamentos por centro de custo, receitas, despesas, entre outros, aprimorando os processos corporativos.
Agora você sabe por que é importante calcular o custo de um projeto corretamente e pode colocar essa tarefa em prática. Lembre-se de que é possível contar com a tecnologia para facilitar a rotina empresarial e ter resultados ainda melhores.
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