Nota: O conteúdo a seguir sobre administração financeira foi escrito por Carolina Crumo do nosso parceiro VExpenses, plataforma de gestão do reembolso de despesas corporativas.
Cuidar da administração financeira de viagens corporativas não é um processo tão simples. É necessário ter cautela e olhar analítico para evitar fraudes e irregularidades no processo e, ao mesmo tempo, ter a habilidade de elaborar um bom planejamento que cubra todas as necessidades do viajante.
Além disso, viagens a trabalho são investimentos estratégicos para gerar oportunidades de negócios, relações comerciais, fidelização de clientes, entre outros fins. E, assim como qualquer outro tipo de investimento da sua empresa, é de se esperar que elas tragam algum retorno para seu negócio.
Para garantir que esses retornos sejam benéficos, existem alguns cuidados essenciais a se tomar na gestão das despesas dessas viagens. Listamos seis estratégias fundamentais quando o assunto é gestão financeira de viagens corporativas, acompanhe.
1. Elabore um orçamento apropriado
É muito comum confundir elaboração de orçamento com cotação de preços, e acabar realizando um planejamento insuficiente. A cotação de preços é apenas uma das etapas do planejamento orçamentário.
Para produzir um bom orçamento, você deve levar em conta o cálculo do custo da prestação de serviços. Ou seja, é necessário criar uma estrutura com todos os gastos previstos para que a viagem ocorra.
No caso das viagens corporativas, o custo do serviço prestado inclui gastos como passagens aéreas ou rodoviárias, custo do km rodado, hospedagem, alimentação, custo de mão de obra, entre outros.
Uma boa prática é utilizar a Política de Reembolso de Despesas da sua empresa como guia. Além de listar todos as despesas básicas de viagem, ela também estabelece o valor limite autorizado para cada tipo de despesa.
O histórico de viagens da sua empresa também é um guia importante na hora de produzir seu orçamento. Combine-o com as informações da política de reembolso de despesas para ter dados completos e apropriados para a elaboração do orçamento da sua empresa.
Mas, antes de iniciar qualquer pesquisa como essa, é necessário que você defina o objetivo, destino e tempo da viagem. Essas são as três características principais que definem o escopo de qualquer viagem, bem como o custo para a empresa e o tipo de reembolso de despesa mais adequado.
2. Estruture uma política de reembolso de despesas
A política de reembolso de despesas é o conjunto de normas que irá regulamentar todas as despesas de viagens a trabalho. Cada empresa possui a sua própria política, cujo regulamento é determinado de acordo com sua cultura organizacional.
As diretrizes da política de reembolso de despesas são responsáveis por te auxiliar a melhorar a gestão das despesas de viagem, evitar fraudes e irregularidades no processo e ainda permitir que os funcionários sejam reembolsados de forma justa e organizada.
A melhor maneira de estruturar sua própria política de reembolso é inspirando-se em outras. Tome cuidado para não acabar copiando! Use-as apenas como modelo, e formule as normas conforme a cultura da sua empresa.
Você também pode utilizar ferramentas online, como o Criador de Política de Reembolso de Despesas, que gera um modelo personalizado do documento em formato editável, permitindo-lhe torná-lo ainda mais adaptado a realidade da sua empresa.
Outro fator muito importante quando se trata de Política de Reembolso de Despesas é a divulgação do documento. Garanta uma ampla veiculação entre os colaboradores da sua empresa, para que não seja possível alegar ignorância. Além disso, é necessário certificar-se de que o documento esteja armazenado em um local acessível por todos.
3. Estabeleça a separação entre despesas corporativas e despesas pessoais
Falando em política de reembolso de despesas de viagem, é importante destacar a importância de separar as despesas corporativas das despesas pessoais.
As bleisure trips tem se tornado uma tendência mundial das viagens corporativas. Nelas, os viajantes corporativos estendem sua viagem para fins de lazer. Assim, economizam despesas pessoais que teriam se fizessem as viagens separadamente.
Cheia de benefícios para os viajantes, é importante que você assegure que essa prática não atrapalhe os negócios.
Por isso, lembre-se de deixar claro em sua política reembolso, quais despesas, de fato, devem ser reembolsadas. Isto permite evitar fraudes no reembolso corporativo, e dispensar o reembolso a gastos que não tenham a ver com os negócios.
4. Utilize projetos e centros de custos para administração financeira
Quando se trabalha com atribuição de despesas por projetos ou centros de custos, basta uma análise de dados para descobrir onde estão os maiores gastos. E essa é uma prática bastante eficaz para otimizar a administração financeira das despesas de viagens.
Você pode começar atribuindo centros de custos. Por exemplo: “Visitas à Clientes” e, dentro deles, criar projetos, como “Empresa ABC”.
Organizando as despesas de viagens dessa maneira, mensurar se os gastos são realmente necessários para seu negócio se torna fácil. O que beneficia tanto o cálculo do valor da prestação de serviços, deixando-o mais apurado, quanto o ROI dessas estratégias.
5. Realize uma auditoria na conferência da prestação de contas
O momento da prestação de contas das despesas de viagens é um dos momentos mais importantes do processo. É preciso atuar com muita atenção e cuidado para detectar possíveis fraudes ou irregularidades.
Promova uma verdadeira auditoria. Confira a conformidade das despesas apresentadas tanto na Política de Reembolso de Despesas, quanto no orçamento feito anteriormente.
Uma dica é utilizar um checklist para não se esquecer de conferir nenhum ponto.
Aproveite para verificar onde podem ser aplicadas novas estratégias para que, na próxima viagem, você realize uma economia maior. Além disso, também é importante identificar os eventuais gastos excedentes dos viajantes, e eliminá-los no futuro.
6. Conte com o auxílio da tecnologia
As atividades envolvidas na gestão de despesas de viagem são várias, desde a criação de orçamentos, passando por realização de cotações, acompanhamento das despesas, avaliação e efetuação dos reembolsos, até a análise das despesas de viagens no período.
A organização desses processos é essencial, por isso é ideal definir os responsáveis por cada um deles. Contar com a tecnologia confere simplicidade, eficiência, eficácia e segurança ao processo. Além disso, poupa o tempo gasto com burocracias e planilhas manuais.
Não tenha medo, portanto, de encarar novas tecnologias! Existem diversas plataformas de solução financeira no mercado que apresentam um ótimo custo-benefício. Encontre aquela que mais se encaixa às necessidades do seu negócio e invista nessas ferramentas.
Agora que você já sabe quais as principais estratégias para melhorar a administração financeira das viagens corporativas, é hora de colocar nossas dicas em prática e alcançar altos retornos!
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