Quem tem uma empresa sabe que o custo de um funcionário deve ser considerado no planejamento financeiro. Afinal, ele é um gasto recorrente e que traz reflexos importantes para a gestão e para os resultados do negócio.
Por isso, os gestores precisam entender quais são os custos relacionados aos funcionários, como eles são calculados e quais são as regras aplicadas em relação ao pagamento. Assim, será possível ter mais assertividade ao se planejar e provisionar os pagamentos.
Quer saber mais sobre o custo de um funcionário e como funcionam os cálculos? Neste texto, você aprenderá o que a legislação fala sobre o assunto!
O que é o custo de um funcionário?
Antes de saber como funcionam os cálculos e as principais regras relacionadas a esse tema, você deve entender o que é custo de funcionários.
É comum pensar que os colaboradores de uma empresa geram custos apenas com o salário mensal, mas isso não é verdade. As normas trabalhistas determinam diversos pagamentos, encargos e verbas devidas além da remuneração básica.
A maioria desses custos deve ser arcado pela empresa. Também vale saber que, apesar de serem gastos relacionados aos empregados, muitos deles não são direcionados diretamente aos trabalhadores.
Quer entender melhor essas questões? Confira a seguir quais são os principais custos com funcionários:
Salário
O custo mais conhecido é o salário. Ele é um pagamento recorrente — geralmente de forma mensal — devido como remuneração pelo trabalho prestado.
Pode parecer simples entender esse conceito, mas há regras específicas a respeito do salário. Primeiro, você deve respeitar o limite mínimo de pagamento. No Brasil, vigora o salário-mínimo, que é determinado pelo Governo Federal anualmente.
Nenhum trabalho com carga horária de 44 horas semanais pode pagar menos do que o salário-mínimo. Se o empregado trabalhar por hora, deve ser pago proporcionalmente em relação a esse limite.
Além disso, pode haver pisos salariais de categorias. Quem os define são leis ou sindicatos de cada categoria nas convenções coletivas. O empregador precisa conhecer essas regras para não pagar menos do que o piso, o que pode configurar uma infração e levar a ações trabalhistas.
Hora extraordinária
No Brasil, a jornada de trabalho máxima é determinada por lei. O padrão é de 8 horas diárias e 44 horas semanais. Logo, o salário diz respeito a essa jornada, que deve ser respeitada pelos empregadores.
No entanto, há a possibilidade de realizar horas extraordinárias. Ou seja, o trabalhador fica no trabalho por mais tempo do que esses limites que você conheceu. No entanto, isso acarreta o pagamento de um adicional, chamado de hora extra.
Toda hora trabalhada acima da jornada máxima deve ser remunerada com um adicional de, pelo menos, 50% sobre o seu valor normal. Ainda, há a proibição de realização de jornada extraordinária superior a 2 horas diárias.
Férias
Outro direito trabalhista que acarreta um custo para os empregadores em relação a seus funcionários são as férias. Quando um funcionário aproveita esse período de descanso, é preciso pagar o seu salário normalmente naquele mês.
Ainda, há um adicional chamado de terço constitucional. O nome já traz uma indicação do custo: nas férias, o funcionário recebe ⅓ a mais como adicional, bancado pela empresa.
Portanto, além de respeitar o período de férias conforme manda a legislação, é preciso fazer esse pagamento e considerar os custos envolvidos. Então fique atento para não ter problemas.
Décimo terceiro
Mais um valor a ser pago pela empresa aos funcionários é o décimo terceiro salário. Também conhecido como gratificação natalina, ele pode ser pago em duas parcelas durante o ano.
A primeira parcela deve ser quitada até o dia 30 de novembro, já a segunda parcela vem até o dia 20 de dezembro do mesmo ano. Como cada funcionário tem direito ao décimo terceiro, é fundamental calcular esse custo.
Vale saber que os empregados recebem a gratificação proporcional, ainda que não tenham trabalhado durante todo o ano. Se um colaborador foi contratado no dia 1º de outubro, por exemplo, ele receberá 3/12 de um salário como décimo terceiro.
Adicionais
Por fim, o custo de um funcionário pode envolver outros adicionais ao salário. Entre eles, estão os de insalubridade ou periculosidade e o adicional noturno. Cada um tem um percentual sobre o salário e deve constar no cálculo feito pela sua empresa.
O que considerar no cálculo de um funcionário?
Não são só os adicionais e verbas trabalhistas que impactam os custos dos funcionários. Também é preciso identificar o regime tributário que a empresa está inserida e os impostos e contribuições sociais que são aplicadas a cada um deles.
Dependendo do regime da empresa — Lucro Real, Lucro Presumido ou Simples Nacional — podem incidir diferentes custos. O INSS, por exemplo, pode ter alíquotas variadas para quem opta pelo Simples Nacional e se enquadra em seus requisitos.
Já o depósito de FGTS tem um custo de 8% sobre o salário, considerando todos os adicionais. Esse valor vai para uma conta vinculada ao empregado, mas a responsabilidade de recolhimento é da empresa — sem que sejam feitos descontos no salário do trabalhador.
Como calcular o custo de um colaborador na empresa?
Como vimos, para calcular o custo de um funcionário, você deve saber quais verbas trabalhistas e adicionais incidem sobre o salário de cada um deles. Por isso, o primeiro passo é ter um bom controle de horas e contar com programas específicos para auxiliar no processo.
Depois, você precisa conferir qual é o percentual ou o valor de cada adicional, se for o caso, e incluí-lo no salário do funcionário. Por exemplo, se um empregado tem um salário/hora de R$ 23 e realizou 5 horas extraordinárias no mês, ele terá direito a um recebimento de R$ 57,50 no salário.
Essa soma deve ser feita para cada adicional e pagamento devido. Depois, adicione os impostos e contribuições a pagar. Como você viu, é preciso pagar FGTS e INSS.
O primeiro, tem um custo de 8% do salário total do empregado (com todos os adicionais). Se o salário de um funcionário foi de R$ 5.000 no mês, por exemplo, é preciso depositar o FGTS no valor de R$ 400. Já o INSS pode variar conforme o regime da empresa.
Entendeu qual é o custo de um funcionário e como calculá-lo? Como você percebeu, cada caso é diferente, então é preciso fazer uma boa análise na empresa e ter um controle preciso para manter todos os pagamentos em dia.
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