Um dos grandes fatores que podem contribuir para o encerramento das atividades de um negócio é a falha nos processos empresariais. Segundo dados do Sebrae, uma das principais causas de mortalidade de empresas no Brasil é a falta de planejamento e conhecimento em gestão e ter processos definidos pode colaborar para uma melhor administração que ajude a evitar o fim do negócio.
Por isso, determinar processos funcionais é indispensável para fazer um gerenciamento eficiente de qualquer negócio, independentemente do porte ou do ramo de atividade. Por esse motivo, é importante conhecer os processos empresariais e saber como aplicá-los efetivamente.
Esse assunto parece interessante? Então acompanhe a leitura. Neste artigo, você entenderá o que são os processos empresariais, a sua importância e como implementá-los em seu negócio.
Vamos lá?
O que são processos empresariais?
Processos empresariais são, basicamente, um conjunto de ações sequenciais a fim de realizar determinada tarefa. Assim sendo, é uma ferramenta que serve para demonstrar o que deve ser feito, quais etapas precisam ser cumpridas e quais são as pessoas responsáveis por cada atividade.
Para melhor compreensão, conheça as principais características de um processo empresarial:
- é uma atividade repetitiva e contínua;
- deve ser realizada em etapas, seguindo uma sequência pré-definida;
- um objetivo específico deve ser alcançado ao final do fluxo.
Seguindo esse conceito, o processo empresarial prevê que todo insumo gere um resultado. Por exemplo, os dados de compras dos clientes podem ser transformados tanto em informações para o setor comercial quanto em matéria-prima a ser lapidada e resultar em produtos.
Ou seja, todos os elementos relacionados ao negócio — como práticas, equipamentos e colaboradores — fazem parte de um processo empresarial. Dessa maneira, a prática visa agregar valor aos clientes da empresa ou viabilizar a execução de outros procedimentos internos.
Quais os principais tipos de processos corporativos?
Tendo clareza sobre o que são, é hora de conhecer os principais tipos desses processos para visualizar como aplicar a prática em seu negócio.
Veja só!
Processos primários ou essenciais
Também chamados de processos de negócio ou de cliente: envolvem a entrega de produtos ou serviços para os consumidores finais. Portanto, é um dos principais processos de uma empresa.
Entre os processos primários estão: produção, marketing, desenvolvimento de produtos, atendimento pós-venda, entre outros. Assim, eles compõem a cadeia completa de geração de valor ao cliente, indo além da empresa em si.
Processos organizacionais
Os processos organizacionais são os que envolvem as atividades internas, cujo objetivo é otimizar o funcionamento da empresa. Nesse caso, não há qualquer contato com o cliente, apenas ações estabelecidas para dar suporte ou facilitar a execução dos processos primários.
São exemplos desse tipo de processo empresarial: gestão de estoque, infraestrutura e suporte TI e gerenciamento do departamento de recursos humanos (RH).
Processos gerenciais
Já os processos gerenciais são aqueles que mensuram a qualidade dos demais processos. Desse modo, o objetivo é reconhecer os gargalos das atividades e elaborar soluções e melhorias para os procedimentos adotados na empresa.
Embora os processos gerenciais não lidem diretamente com o consumidor, eles são fundamentais para que a empresa entregue o valor proposto ao cliente. Bons exemplos desse tipo de procedimento são a governança, a gestão estratégica e a gestão de desempenho.
Qual a importância do mapeamento de processos empresariais?
Como você viu, os processos empresariais visam entregar valor ao cliente ou oferecer o suporte interno para que a empresa possa cumprir seu propósito. Com isso, fazer o mapeamento dessas atividades pode trazer diversos benefícios para o bom funcionamento do negócio.
Um deles é a produtividade gerada pela otimização das atividades, já que os processos empresariais agilizam a realização das tarefas. Então a empresa pode aumentar a capacidade de produção ou de entrega de serviço, se for o caso.
Além disso, procedimentos padronizados reduzem as chances de erros, diminuindo o retrabalho. E, por consequência, pode haver redução também dos custos gerados pelo trabalho extra causado pelas falhas.
Por fim, a maior produtividade e a diminuição nas despesas da empresa, tornam possível alcançar uma lucratividade mais elevada. Ou seja, o mapeamento dos processos empresariais permite à organização ter um crescimento mais sustentável e a longo prazo.
Como aplicar os processos gerenciais no seu negócio?
Entender mais sobre processos gerenciais pode ter despertado o interesse em saber como aplicar essas ferramentas em seu negócio. E, por esse motivo, você descobrirá a seguir os principais passos para implementar os procedimentos.
Confira!
Defina as funções
Para começar, é necessário definir as funções de cada pessoa em cada fluxo. Para os processos funcionarem corretamente, é preciso distribuir e organizar as atividades que cada colaborador deve realizar para que a equipe tenha condições de concluir o trabalho.
Acompanhe o fluxo de trabalho
O fluxo de trabalho apresenta entradas (tarefas a executar) e saídas (resultados dessas atividades). Por isso, é importante acompanhar, controlar e registrar os procedimentos para monitorar o progresso do projeto.
Otimize os processos
Após entender todo o fluxo de trabalho, das entradas às saídas, é o momento de otimizar os procedimentos. Para isso, vale a pena utilizar ferramentas e sistemas de automação que facilitam e agilizam as atividades.
Por exemplo, na gestão financeira você pode adotar um software especializado, como o Granatum. Ele ajuda a controlar o fluxo de caixa, gerir contas a pagar e a receber, emitir boletos, entre outras funcionalidades. Ao automatizar tarefas burocráticas a equipe ganha tempo e eficiência.
Registre os procedimentos
Após o estabelecimento das otimizações, comece a registrar como etapas do fluxo de trabalho são realizadas. Então, esse documento servirá como um guia de boas práticas para os colaboradores que deverá ser repassado para as equipes.
Além de facilitar e padronizar o trabalho dos funcionários já atuantes, a documentação ajuda no treinamento e na adaptação de novos trabalhadores.
Monitore e faça ajustes
Feita a documentação e execução dos processos empresariais, basta seguir acompanhando o trabalho realizado e o andamento dos fluxos. Afinal, é necessário identificar as otimizações que obtiveram sucesso e aquelas que precisam de ajustes.
Neste post, você descobriu o que são processos empresariais e conheceu os principais tipos dessa ferramenta. Se a empresa ainda não adotou essa prática, aproveite para analisar a viabilidade de implementá-la para otimizar o funcionamento do negócio!
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