Antes começarmos, deixa eu te fazer uma pergunta: você sabe qual o valor mínimo para sua empresa não quebrar? E a previsão de entrada de dinheiro no caixa daqui até o fim do ano? Ou ainda com quanto dinheiro você começará os próximos meses?
As respostas dessas perguntas devem estar na ponta de língua de todo mundo que tem um negócio.
E para isso, algumas informações precisam passar primeiro pela ponta do lápis e ser registradas, seja em uma planilha ou até mesmo um software.
Esse controle é o seu Fluxo de Caixa.
MAS O QUE É FLUXO DE CAIXA?
De forma direta: ele é a ferramenta na qual você irá preencher os dados financeiros da empresa em um determinado período, que pode ser diário, semanal ou até mesmo mensal.
Pensa comigo: no dia a dia de uma empresa acontecem uma série de movimentações com o dinheiro, certo? Vendas, compras, pagamentos… São inúmeras as entradas e saídas no caixa.
Acontece que essas movimentações têm datas diferentes, seja em relação ao pagamento, parcelas, recebimentos. E se você não tiver o registro correto delas, pode acontecer uma série de confusões, desde um pagamento atrasado até uma inadimplência que você não percebeu.
Pois bem, é aí que o Fluxo de Caixa entra pra te salvar!
Com todos os registros feitos de forma frequente e organizada, esse auxiliar indispensável pra sua empresa vai te ajudar a tomar decisões mais certeiras, garantindo a saúde financeira do seu negócio.
POR ONDE COMEÇAR A ORGANIZAR MEU FLUXO DE CAIXA?
Para começar a organizar seu Fluxo de Caixa você precisa de algumas informações essenciais básicas: Saldo inicial, Entradas, Saídas e Saldo Operacional.
Esses dados vão te ajudar a chegar no Saldo Total do período, que nada mais é que o valor que você terá disponível para começar a próxima semana/mês/bimestre no seu negócio.
O Saldo inicial é o dinheiro disponível em caixa e em todas as contas bancárias do seu negócio, seja fundo de caixa, quantia em cofre… Tudo!
As Entradas de caixa são as vendas à vista e outros recebimentos do período. Ou seja: tudo que movimenta seu caixa positivamente, o oposto das Saídas de caixa, que são todos os pagamentos feitos no período, todas as subtrações de valor.
O resultado das suas Entradas de Caixa menos as Saídas de Caixa é o seu Saldo operacional, que nada mais é que o valor que você terá para manter sua empresa funcionando.
Por fim, temos o Saldo final de caixa. Ele é o resultado da soma do Saldo inicial com o Saldo operacional, e será um valor positivo ou negativo que mostra com que quantia de dinheiro (a mais ou a menos) você começa o próximo período.
COMO UTILIZAR O FLUXO DE CAIXA NA PRÁTICA?
Vamos simplificar com um exemplo? Considere que o João tem um negócio e começou a fazer o controle correto do seu fluxo de caixa em janeiro deste ano.
1. No saldo inicial do João ele considerou tudo que tinha no caixa da empresa, nas contas do banco, incluindo a reserva financeira. O valor que ele chegou foi de R$ 1000,00.
É com esse valor que a empresa do João começará o mês e, a partir dele, as contas serão realizadas.
2. Depois de calcular esse valor, o João considerou tudo que ele sabe que terá de entradas de caixa da empresa durante o mês, ou seja: todos os pagamentos que ele já tem certeza que irá receber. O valor somado por João resultou em R$ 5000,00.
3. Em relação às Saídas de Caixa, devem ser somados todos os custos mensais pra manter a empresa em funcionamento, sejam eles fixos ou variáveis.
Aqui entram despesas como aluguel, contabilidade, contas e impostos, pagamentos parcelados… Ou seja: todas as contas que o João vai ter que pagar. Nesse exemplo, a soma total foi de R$ 1000,00.
4. Subtraindo os valores que vão sair do caixa (R$ 1000,00) da empresa da quantia que vai receber (R$ 5000,00), o João tem o saldo operacional do negócio para o mês de janeiro. Nesse caso, R$ 4000,00.
5. Com esse valor em mãos e lembrando lá do começo, do saldo inicial (R$ 1000,00), a gente vai chegar ao saldo total da empresa do João, que é o dinheiro que que ele terá para começar o mês seguinte: R$ 5000,00.
Mas com essas informações o João só sabe como será o mês de Janeiro, e não tem uma visão do ano da empresa.
Ele sabe que em Fevereiro, por exemplo, ele não tem entradas garantidas, por que o nicho do mercado dele fica bem parado… Então como o João pode ter uma ideia de como estará a situação do seu negócio em Junho?
Simples: aplicando a mesma organização e raciocínio aos próximos meses!
Vamos considerar que a tabela acima é o ano de 2020 da empresa do João. Ele preencheu o modelo de Fluxo de Caixa que ele tinha com todas as informações que ele já sabe sobre o próprio negócio.
Na primeira linha ele colocou o valor com que a empresa começará cada mês levando em consideração o valor com o qual começou a fazer o controle, lá em Janeiro, passando pelas movimentações de cada mês seguinte. Ali está o Saldo Inicial de cada período desse ano.
Na segunda linha estão as Entradas de Caixa que o João prevê para cada mês, e em seguida as Saídas de Caixa na terceira linha.
São, respectivamente, os valores que ele recebeu prestando serviços ou com vendas, e as quantias que foram subtraídas do caixa, seja produzindo, pagando salário, contas, fazendo manutenção…
Aqui é importante colocar todos os gastos previstos considerando cada mês para ter uma visão de qual será a dívida mensal daqui pra frente.
Com esses valores, o resultado da subtração do total de saídas do total de entradas mostrou o Saldo Operacional do João, ou seja: o valor previsto pelo funcionamento da empresa em cada mês.
E esse valor, junto do saldo inicial, deu para o João uma prévia dos valores de Saldo Final de cada período, que é o valor com o qual a empresa começará o próximo mês e assim por diante.
BENEFÍCIOS DE UM FLUXO DE CAIXA ORGANIZADO
Pode parecer trabalhoso, mas aplicando o mesmo sistema que o João ao seu negócio, você terá dados mais precisos sobre sua saúde financeira.
Relacionando todas essas informações referentes a cada um dos meses, por exemplo, é possível perceber em que períodos vai sobrar ou faltar dinheiro, podendo investir ou até precisando reduzir custos pra fechar a conta no positivo, além de entender se é possível dar mais prazo para os meus clientes ou negociar algum prazo diferente com os fornecedores, dentre outras informações valiosas para manter a empresa ativa sem complicações, de maneira saudável.
Essa consciência sobre as movimentações financeiras vai te ajudar a fazer planos e entender melhor como está a situação do seu negócio, sem grandes sustos.
COMO CRIAR UMA ROTINA?
Para começar, passe a anotar desde já todas as informações do seu negócio.
Este é o momento de colocar tudo na ponta do lápis e manter essas informações atualizadas sempre.
O grande segredo para manter a saúde do caixa da sua empresa é a disciplina para registrar todas as movimentações financeiras.
Todas as contas que sua empresa tem para pagar, todas as despesas geradas pelo funcionamento do seu negócio, valores que devem ser pagos aos seus fornecedores, quantias que sua empresa tem para receber dos seus clientes, quanto você tem disponível nas contas… Tudo deve estar organizado.
Fazendo esse controle, seja em uma planilha ou em um software, e se organizando para lançar os valores de todas entradas e saídas em um mesmo local com frequência, você terá a visão de como está seu negócio hoje e poderá ter uma previsão mais certeira sobre como estará amanhã!
Lembre-se: controlar e organizar o fluxo de caixa é fundamental para qualquer empresa e pode ser a diferença entre ter lucro ou até mesmo ter que fechar as portas.
