Um Melhor Controle de Custos depende de você aplicar 03 dicas

Algumas das principais reclamações dos donos de empresas de pequeno porte são os impostos e o alto custo trabalhista. Existe, porém, outro fator que pode interferir diretamente no volume de gastos de uma empresa: a falta de controle.

Visto de longe, o controle dos gastos pode ser interpretado como pura matemática. Porém, custos não são apenas números: eles exigem planejamento e gestão.

Orçamento financeiro

O primeiro passo para o controle financeiro é fazer um orçamento financeiro. Para isso é preciso separar os custos variáveis, aqueles que mudam conforme o volume de vendas (como, por exemplo, os gastos com contratação de um freelancer para atender a demanda de um cliente), dos custos fixos, que são a soma de todas as despesas que independem da quantidade se serviços que a empresa presta (como os salários e as contas de água, luz, telefone e internet).

Perceba que custos fixos não quer dizer que o valor é constante. O valor pode variar quando um consumo é maior ou menor e quando há reajustes, por exemplo.

O custo é chamado “fixo” pelo fato de que deve sempre estar incluído no orçamento, já que precisa ser pago todo mês.

Com estas informações é possível controlar seus gastos e suas receitas. Assim fica mais fácil também se programar para pagar suas contas em dia. O importante a partir desse momento é registrar todos os gastos e ir aprimorando sua previsão de receita e despesas.

Análise financeira

Ao fechar o mês, aproveite e tire uns minutinhos para fazer essa previsão. O resultado do próximo mês será semelhante? E no final do ano, quanto a empresa vai faturar? Quanto precisará ser gasto (com marketing e contratações) para conseguir essa receita? São perguntas que irão ajudá-lo não apenas a controlar os custos, mas a planejar seu negócio como um todo.

A melhor forma de gerenciar os custos é perceber como cada gasto se comporta em relação ao que sua empresa ganha. O controle deve ser feito todo mês, criando um histórico das contas, o que possibilita as comparações por meio dessas participações (os famosos percentuais).

Quer outras dicas para diminuir os custos e melhorar o controle de gastos? Vamos lá:

1. Tenha boa administração de estoque

Essa é uma situação pouco comum às empresas de serviço, mas se você trabalha no segmento de indústria ou comércio, fique atento: desperdício e uso incorreto das mercadorias gera volume maior de compras (e gastos desnecessários).

2. Planeje mesmo as situações incomuns

Gastos temporários, como contratações pontuais que geram despesas secundárias com alimentação e transporte, podem também ser previstas com antecedência.

Que tal manter algum recurso (como uma parte do capital de giro) para esse fim?

3. Planos de compra e venda

Não se contente com fornecedores que ofereçam o menor preço – busque também por quem tenha várias opções e saiba negociar.

Essa investigação vai apontar quais custos têm maior importância no orçamento e como eles se comportam ao longo do tempo. O passo seguinte é analisar esses números e listar os gastos que podem ou devem ser reduzidos, estabelecendo sua relação às atividades da empresa.

Baseado nessas análises vocês poderão, então, concluir que é melhor terceirizar algum serviço ou comprar determinada peça em vez de produzi-la.

Focar apenas no produto ou serviço que sua empresa oferece e colocar o financeiro para escanteio é um engano comum. Mas empresas sustentáveis sabem que o controle de gastos e o orçamento financeiro não são secundários – eles devem ser tratados como a espinha dorsal da organização.

Só assim você saberá os limites da empresa, até onde e quando pode vender e produzir. E quanto, realmente, está tendo de lucro.

Uma empresa não deve tomar decisão baseado em improvisos, tudo deve ser planejado antes de ser executado – e um bom controle de custos pode ser seu parceiro na hora de tomar uma decisão.

Como você faz o controle de custos na sua empresa hoje? Aguardamos sua contribuição nos comentários!