Todo empreendedor, em algum momento, percebe que precisa tornar a gestão financeira da empresa mais profissional. Neste post irei contar como isso aconteceu na Webgoal, uma empresa brasileira que, nos últimos anos, tem se destacado por ter uma gestão empresarial inovadora e premiada.

Logo no primeiro ano de existência, nos deparamos com a necessidade de gerenciar nossas finanças de forma mais dinâmica. O crescimento da empresa e a contratação de funcionários mostraram que somente uma planilha do Excel não bastava para controlar de forma eficiente nossas receitas, despesas, clientes e fornecedores.

Procuramos, mas não encontramos no mercado nenhum software que fosse simples, fácil de usar e que tivesse um preço acessível. Como uma empresa de software, decidimos criar nosso próprio sistema: o Granatum Financeiro.

O dia-a-dia com um novo software financeiro

Sabemos que o controle financeiro vai além de ferramentas. Como já dissemos em outro post, é preciso ter disciplina. Para isso, criamos uma cultura de atualização diária do Granatum e aprendemos como fazer o gerenciamento das nossas finanças a partir dele.

A primeira coisa que fizemos foi organizar nossos controles, de modo que refletissem nossa realidade. Cadastramos nossas contas de entrada e saída de dinheiro, criamos categorias para definir melhor os lançamentos e dividimos a empresa em centros de custos e lucros para saber onde o dinheiro está circulando.

De olho nas contas

As contas servem para identificar as entradas e saídas de dinheiro. Aqui, na Webgoal, distribuímos os lançamentos nas contas Caixinha, Conta Corrente e Investimentos. Na hora de lançar, basta dizer para qual dessas contas entra ou sai o dinheiro.

Com isso, conseguimos conciliar o Granatum com o Extrato bancário, utilizando os filtros da tela de lançamentos para comparar as movimentações e verificar se faltou alguma ou se foram debitadas taxas que não estavam previstas.

Categorizando e dividindo

Utilizamos categorias e subcategorias para classificar nossos lançamentos e saber, de uma forma mais ampla, com o que estamos gastando e ganhando.

Já os centros de custo e lucro servem para agrupar as receitas e despesas por áreas e atividades da empresa, como administrativo, cozinha, unidades de projetos e infraestrutura, por exemplo.

Com estas classificações e com a utilização dos relatórios e filtros conseguimos verificar quais áreas da empresa estão com melhores resultados e quais precisam de mais atenção.

 Caso de sucesso: como a Webgoal aumentou a eficiência da sua gestão financeira

Planejando

Uma outra ferramenta que nos ajudou a ter um controle do nosso planejamento foram as metas. Criamos metas por centro de custo para controlar a verba de alguns projetos e metas por categoria para verificar se os gastos diários correspondem aos resultados que estipulamos para o final do mês.

 Caso de sucesso: como a Webgoal aumentou a eficiência da sua gestão financeira

Mão na roda para o dia-a-dia

Para as contas recorrentes, como água, luz, telefone, aluguel, impostos, salários e tantas outras, utilizamos a opção de agendamento dos lançamentos.

Isso facilita nosso trabalho para que não precisemos repetir os mesmos lançamentos todos os meses. Na data em que ocorrer o evento, atualizamos os dados necessários e efetivamos a operação. Diariamente, o Granatum envia um e-mail com os lançamentos futuros que estão próximos de serem recebidos ou pagos.

Alinhamento com a Contabilidade

O lançamento de todas as nossas receitas e despesas também facilitou muito a comunicação com o escritório de contabilidade.

Antigamente, precisávamos enviar para o contador, no final do mês, todas as notas fiscais emitidas e recebidas. Agora, ele tem um acesso específico para o nosso relatório analítico no Granatum e pode obter, a qualquer momento, todas as informações financeiras da nossa empresa para fazer a contabilização e apurar os impostos.

 Caso de sucesso: como a Webgoal aumentou a eficiência da sua gestão financeira

Visão geral

Por fim, o Granatum nos dá uma visão geral de nossas contas. Podemos saber, a qualquer momento, quanto dinheiro temos em nossas contas, quais as contas a pagar e os valores a receber, para que tenhamos uma visão rápida e exata da saúde financeira da Webgoal.

 Caso de sucesso: como a Webgoal aumentou a eficiência da sua gestão financeira

Conclusão

Vale sempre lembrar que o controle financeiro é uma atividade em constante evolução. Desde que começamos, já fizemos vários ajustes na forma de controlar, seja repensando as categorias, os centros de custo e lucro e as metas.

À medida que sua empresa for crescendo, você também irá perceber isso. No início, a vontade é apenas de abandonar as planilhas e ter um sistema mais profissional. Com o passar do tempo, descobrirá que é possível explorar as diversas funcionalidades do software para otimizar o seu controle e ganhar tempo para cuidar do seu negócio.

Se você já está neste momento, pode experimentar gratuitamente  o Granatum Financeiro e contar pra gente como está se saindo.


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