Para começar este artigo quero compartilhar que eu conheço empresas com mais de 15 anos que não fazem nenhum controle financeiro, e por isso:

• Não sabem de quanto precisam para funcionar todo mês.
• Não sabem se tiveram lucro ou prejuízo no último ano.
• Não sabem por quanto tempo manteriam as portas abertas se as vendas caíssem 10%.
• Não sabem ao certo quanto pagam de imposto.
• Não sabem o quanto investiram.

Não sabem um monte de coisas (básicas) mas funcionam há mais de 15 anos.

No Granatum a gente já atendeu algumas dezenas de milhares de empresas e podemos dizer com propriedade que não são poucas as empresas que se enquadram no perfil dessa aí em cima.

“Ah, mas eu sempre funcionei assim! Em time que está ganhando não se mexe! Não tenho tempo para fazer isso! Tenho coisas mais importantes para fazer!”

São várias desculpas que até parecem fazer sentido, mas a questão é que milhares de empresas morrem todos os anos, e a grande maioria tem esse perfil. E como empreendedor eu posso dizer que a gente sempre acha que não vai acontecer com a gente, até acontecer.

Mas pera lá que este post não é para ser uma história triste.

A boa notícia é que nos últimos anos ficou fácil fazer a gestão financeira usando programas gerenciadores financeiros.

Mas afinal, o que é um gerenciador financeiro?

Gerenciador é algo ou alguém que gerencia determinada atividade. Logo um gerenciador financeiro é algo ou alguém que gerencia as atividades financeiras.

Se você buscou no google, provavelmente encontrou nos primeiros resultados o gerenciador financeiro do Banco do Brasil. O gerenciador financeiro do Banco do Brasil é realmente muito bom, mas ele só atende os clientes do banco do brasil e ajuda a gerenciar atividades bancárias feitas somente no Banco do Brasil.

Um gerenciador financeiro deve ser uma ferramenta bem mais abrangente.

O que um bom gerenciador financeiro faz?

Gosto de dizer que o bom gerenciador financeiro é aquele que se adapta ao seu processo financeiro, e se você ainda não tem um processo definido, o bom gerenciador financeiro é aquele que propõe um processo simples de gestão das atividades.

Em geral, o processo financeiro de uma empresa envolve:

1. Fazer o controle das cobranças

2. Fazer o controle dos recebimentos

3. Fazer o controle dos gastos

4. Fazer a análise dos relatórios das movimentações financeiras

É claro que existem muitas variações entre as empresas, mas em resumo essas são as 4 etapas que um bom gerenciador financeiro deve ajudar a gerenciar.

Vou resumir cada uma delas.

1. Fazer o controle das cobranças

Cobrar ainda é um grande desafio dentro das empresas, principalmente das pequenas e médias.

Isso acontece porque existe um processo de enviar a cobrança, lembrar o cliente de pagar, verificar se ele pagou, enviar uma cobrança atualizada, trocar e-mails negociando o pagamento… dá trabalho.

Dependendo do caso o pagamento que era esperado em uma data pode demorar dias até acontecer de fato. Isso é um perigo para a saúde do fluxo de caixa da empresa.

Não é a toa que existem empresas especializadas em fazer este tipo de serviço, mas com um bom gerenciador financeiro esta tarefa pode ser bem mais fácil.

No Granatum, por exemplo, é possível criar uma cobrança para que o cliente pague por boleto bancário ou cartão de crédito, e toda essa etapa de enviar e-mail com a cobrança, enviar e-mail para lembrar ele de pagar, emitir a 2ª via automatizada acontece automaticamente.

Existem alguns gerenciadores no mercado e, como disse, o melhor gerenciador financeiro é aquele que se adapta a sua empresa. Se quiser conhecer um pouco mais do Granatum clique aqui e acesse o site. 😉

Mas voltando, depois do processo de cobrança é preciso fazer o controle dos recebimentos.

2. Fazer o controle dos recebimentos

Depois de cobrar os seus clientes é preciso gerenciar os recebimentos. E não estou falando  de verificar no banco quem pagou e atualizar o fluxo de caixa. Isso é o básico.

É preciso entender qual é o comportamento dos seus pagadores. Um bom gerenciador financeiro deve ser capaz de dar informações para que você responda perguntas como:

• Quanto tempo sua empresa demora para receber de um cliente?
• É possível vender parcelado?
• Quanto de recebimento parcelado tenho a receber?

Uma ferramenta muito boa para te ajudar a responder perguntas como esta é o relatório de fluxo de caixa. O seu gerenciador financeiro deve ter, e de preferência deve ser integrado ao seu processo de cobrança para que as informações estejam sempre atualizadas.

3. Fazer o controle dos gastos

Cobrou, recebeu, agora é preciso saber como investir. E o que diferencia uma empresa de outra é como o dinheiro é investido.

Para saber como e onde o dinheiro está sendo investido, é preciso organizar e classificar as movimentações.

O seu gerenciador financeiro deve permitir que você classifique e organize suas movimentações usando categorias (ou plano de contas) e centros de custos. Aqui no blog tem um artigo bem legal com 10 dicas para organizar o fluxo de caixa da sua empresa.

Depois de tudo isso feito é preciso fazer a análise dos acontecimentos financeiros.

4. Fazer a análise das movimentações financeiras

O seu gerenciador financeiro precisa ter relatórios fáceis de serem lidos e de preferência estar acessível de qualquer lugar para que você consiga fazer essa análise. Aqui os gerenciadores financeiros online levam vantagem.

Em alguns casos o próprio Excel pode fazer o papel de um gerenciador financeiro. Se você buscar na internet existem milhares de modelos de planilhas, mas com o passar do tempo elas vão ficando lentas, os dados se perdem e nem sempre estão disponíveis para que eu faça minhas consultas.

Eu particularmente AMO planilhas, mas hoje elas não funcionam como um gerenciador financeiro. Pelo menos para mim.

Um gerenciador financeiro que te permite fazer combinações de filtros é a melhor opção. Procure um que gere relatórios gráficos resumidos e também relatórios mais detalhados para facilitar a sua análise sobre o que acontece com o dinheiro na sua empresa.

Hoje é possível economizar muito contratando um software gerenciador financeiro. Escolha um que se adapte ao seu processo e torne sua empresa mais eficiente na gestão financeira.

Eu espero que você tenha gostado das dicas.

Um grande abraço e bons negócios!