Como já dissemos em outro post, o caixa de toda empresa funciona do mesmo jeito: é dinheiro que entra e dinheiro que sai.
Como essa movimentação financeira acontece em prazos diferentes, é necessário antecipar este controle para evitar problemas de falta ou excesso de dinheiro no caixa.
Assim, a ferramenta mais básica para o controle financeiro de uma empresa é o fluxo de caixa.
Para te ajudar a entender e aplicar melhor esta ferramenta, separamos 10 dicas para organizar seu fluxo de caixa. Leia e compartilhe!
Quanto mais domínio você tiver do assunto melhor será para a empresa, então aproveite e baixe também o E-book: 5 Segredos para o Fluxo de Caixa perfeito.
O que é o fluxo de caixa?
O fluxo de caixa é uma ferramenta de controle financeiro que registra as entradas e as saídas de dinheiro de uma empresa em um determinado período de tempo.
Todas as movimentações financeiras deste período devem ser representadas no fluxo de caixa: receitas, despesas, contas a pagar, contas a receber, empréstimos, reembolsos, rendimentos ou desvalorizações de investimentos, entre outros.
Para ser uma ferramenta de controle financeiro eficiente, o fluxo de caixa deve ser atualizado, se possível, todos os dias.
Isso é importante e requer muita disciplina, pois ao manter atualizados os registros financeiros da sua empresa você pode tomar decisões importantes relacionadas a saúde financeira do seu negócio.
Afinal, o principal objetivo de uma empresa é dar lucro, e conhecer suas receitas e despesas é essencial para que ele possa ser apurado.
Como organizar a ferramenta de fluxo de caixa para sua empresa
Além de atualizado, você também precisa manter seu fluxo de caixa organizado.
Muitas empresas utilizam cadernos ou até mesmo planilhas de fluxo de caixa para registrarem todas as suas movimentações financeiras, porém não conseguem visualizar onde gastaram mais dinheiro ou qual serviço ou produto trouxe mais receita, nem antecipar possíveis problemas de caixa.
Desta forma, ainda que o fluxo de caixa esteja atualizado, você corre o risco de não conseguir fazer uma boa gestão financeira da sua empresa.
Como exemplo, utilizaremos uma empresa que presta serviços na área de gestão empresarial, dando consultorias e ministrando palestras.
1) Determine um período para o seu fluxo de caixa
Dependendo do tipo do seu negócio você pode controlar o fluxo de caixa por dia, semana, quinzena ou mês.
Não escolha um período muito longo, senão você corre mais risco de perder o controle do seu fluxo de caixa.
No exemplo da nossa empresa, o fluxo de caixa será mensal.
2) Defina uma maneira de identificar receitas e despesas
Você pode diferenciar receitas e despesas por cores e/ou por um sinal de subtração em frente ao valor.
O importante é que seja fácil identificá-las no fluxo de caixa.
| Data | Descrição | Valor |
|---|---|---|
| Saldo anterior | R$ 580,00 | |
| 02/05/2011 | Internet banda larga 1 Mb | – R$ 89,90 |
| 02/05/2011 | Consultoria em gestão financeira | R$ 1.000,00 |
| 04/05/2011 | Tinta para impressora | – R$ 120,00 |
| 05/05/2011 | Registro do domínio www.empresa.com.br | – R$ 30,00 |
| 06/05/2011 | Palestra sobre recursos humanos | R$ 1.200,00 |
| 06/05/2011 | Energia Elétrica | – R$ 100,00 |
| Saldo atual | R$ 2.440,10 |
3) Identifique movimentações financeiras periódicas
Separe as receitas e despesas que são periódicas daquelas que não são. Assim, você pode registrá-las nos fluxos de caixa de períodos futuros e fazer previsões de pagamentos ou recebimentos.
4) Registre as contas a pagar
Despesas mensais como aluguel, contabilidade e Internet, pagamentos parcelados ou taxas anuais podem ser registrados como contas a pagar nos próximos meses.
Assim, você terá o saldo atual consolidado do seu caixa e o saldo futuro provisionado, ou seja, já considerando as contas que você vai ter que pagar.
5) Registre as contas a receber
Se você vende serviços ou produtos de forma parcelada ou com prazo para o pagamento, faça os lançamentos das contas a receber para os próximos meses.
Assim, seu saldo futuro provisionado já irá contemplar o dinheiro que irá entrar no caixa da empresa.
Se sua empresa trabalha com um modelo de receita recorrente, ou seja, você tem fixo o valor que vai entrar no caixa durante um determinado tempo, não deixe de conferir: 5 dicas para controlar o recebimento de pagamentos recorrentes.
6) Crie categorias para classificar suas receitas e despesas
Crie uma classificação para suas receitas e despesas através de categorias. Crie categorias suficientes para suprir a sua necessidade de controle financeiro.
Poucas categorias deixarão seu controle financeiro muito superficial.
Muitas categorias deixarão seu controle financeiro muito detalhado e complexo.
O importante é encontrar o seu equilíbrio.
| Data | Categoria | Descrição | Valor |
|---|---|---|---|
| Saldo anterior | R$ 580,00 | ||
| 02/05/2011 | Internet | Internet banda larga 1 Mb | – R$ 89,90 |
| 02/05/2011 | Serviço | Consultoria em gestão financeira | R$ 1.000,00 |
| 04/05/2011 | Material Escritório | Tinta para impressora | – R$ 120,00 |
| 05/05/2011 | Internet | Registro do domínio www.empresa.com.br | – R$ 30,00 |
| 06/05/2011 | Serviço | Palestra sobre recursos humanos | R$ 1.200,00 |
| 06/05/2011 | Contas de Consumo | Energia Elétrica | – R$ 100,00 |
| Saldo atual | R$ 2.440,10 |
7) Crie centros de custos para agrupar suas despesas
Crie agrupamentos de despesas através de centros de custos (locais onde originam as despesas).
Determine quais são os departamentos da sua empresa (Administração, Recursos Humanos, Comercial, Produção, etc) e crie centro de custos para agrupar as respectivas despesas.
Assim, você saberá onde você está gastando seu dinheiro de uma forma mais estruturada.
Se quiser entender melhor, pode ler nosso post sobre como utilizar centros de custo e lucro para turbinar o seu controle financeiro.
8) Crie centros de lucros para agrupar suas receitas
Da mesma forma que nos centros de custo, crie agrupamentos de receitas através de centros de lucro (locais onde as receitas são originadas).
Centros de lucros podem ser projetos, produtos, serviços ou qualquer outra forma de agrupar receitas.
Assim, você saberá de onde você está recebendo seu dinheiro.
| Data | Categoria | Centro Custo/Lucro | Descrição | Valor |
|---|---|---|---|---|
| Saldo anterior | R$ 580,00 | |||
| 02/05/2011 | Internet | Administrativo | Internet banda larga 1 Mb | – R$ 89,90 |
| 02/05/2011 | Serviço | Consultoria | Consultoria em gestão financeira | R$ 1.000,00 |
| 04/05/2011 | Material Escritório | Administrativo | Tinta para impressora | – R$ 120,00 |
| 05/05/2011 | Internet | Administrativo | Registro do domínio www.empresa.com.br | – R$ 30,00 |
| 06/05/2011 | Serviço | Palestra | Palestra sobre recursos humanos | R$ 1.200,00 |
| 06/05/2011 | Contas de Consumo | Infraestrutura | Energia Elétrica | – R$ 100,00 |
| Saldo atual | R$ 2.440,10 |
9) Visualize seu fluxo de caixa por categorias de receitas e despesas
Depois de fazer a organização básica, para ter uma visão mais clara das movimentações financeiras da sua empresa, utilize uma ferramenta para visualizar seu fluxo de caixa classificado em categorias de forma gráfica.
Isso pode ser feito tanto em planilhas do Excel como em softwares de controle financeiro, como o Granatum.
10) Visualize seu fluxo de caixa por centros de custo/lucro
Da mesma forma que nas categorias, utilize uma ferramenta para visualizar fluxo de caixa agrupado por centros de custo/lucro de forma gráfica.
Isso te dará uma visão de onde vem e vai o dinheiro.
Uma sugestão:
Controlar e organizar o fluxo de caixa é fundamental para qualquer empresa que deseja ter lucro.
Apesar de inicialmente ser fácil controlar tudo pelo Excel, com o tempo a planilha fica complexa e você pode acabar perdendo o controle.
É por isso que sugiro usar um Software de Controle Financeiro Online, como o Granatum Financeiro.
Se quiser saber mais, já escrevemos um post sobre como um software financeiro pode mudar o seu trabalho.
E aí? Já está usando o fluxo de caixa em sua empresa? Conte pra gente nos comentários!
Se quiser aprender mais sobre fluxo de caixa, baixe o nosso eBook:
traína daiana dos Santos
Boa tarde .Estou com umas dúvidas no meu trabalho é a minha primeira vez trabalhando como secretária na hora de fazer as contas dos funcionários eu acabo mim atrapalhando. Tipo Daniel é pintor recebei 1,600 como devo fazer pra ver como o controle do dinheiro dele. Tipo quando a empresa vai gastar com ele por dia .Por mês. Por semana. Quero ver o masrrápido por favor. Obrigada
Granatum
Olá, Traína. O Sebrae fez uma planilha bem legal que te ajuda nisso. Baixe ela aqui: http://www.sebraemg.com.br/atendimento/bibliotecadigital/documento/Planilha/Tabela-de-calculo-do-custo-do-empregado—Microempreendedor-Individual
Espero que ajude. Um abraço!
Gabriel
Tenho uma dúvida. Como posso administrar várias contas em um livro caixa, por ex: eu ter conta corrente, conta poupança e a caixa da empresa posso administrar isso tudo em apenas um livro ou terei que ter um livro para cada conta?
Granatum
Olá, Gabriel! Aqui na nossa empresa utilizamos o Granatum (www.granatum.com.br) para fazer o controle das contas (por exemplo, conta corrente, conta investimentos, etc). Nele conseguimos ver tudo junto ou separado, o que facilita bastante essa administração.
Um abraço!
Cristiane
Olá, boa noite!
Estou abrindo uma loja de produtos hospitalar e não sei nem por onde começar o meu caixa, poderiam me ajudar.
Granatum
Olá Cristiane, como vai?
A primeira atitude é organizar suas movimentações financeiras. Anote tudo que gasta e tudo que recebe. Usar uma ferramenta de controle financeira como o Granatum pode te ajudar muito a ter suas informações organizadas, armazenadas com segurança e sempre disponíveis.
Separe e classifique seus gastos e ganhos. Você pode ter respostas para perguntas do tipo:
Quanto gastei com o fornecedor a este mês?
Qual produto mais vendi?
Onde estou gastando mais dinheiro?
Além da ferramenta, o Granatum tem uma equipe de especialistas que podem te ajudar com dúvidas sobre gestão financeira. Além disso, relatórios como o fluxo de caixa da sua empresa são gerados automaticamente a medida em que você registra suas informações.
Espero ter ajudado.
um grande abraço e bons negócios!
Anderson Ferrai Val
Baseado no exemplo da pizzaria, gostaria de descrever como eu imagino que deveria ser a definição de preços, no meu caso, que presto serviço de aluguel de trajes para festa e gostaria de receber vossos comentários.
Exemplo:
Preço do aluguel= Depreciação do artigo+Custos operacionais+Lucro
Depreciação do artigo: Uma vez que eu não venderei o artigo, calculo que o custo no cálculo do preço deva ser uma depreciação.
Ex: Utilizando uma tabela decrescente de depreciação um valor de aquisição , ou confecçao, de um vestido de R$120,00
Tabela de depreciação:
1º aluguel – 40%
2º aluguel – 20%
3º,4º,5º e 6º aluguel – 10%
Custos operacionais: Considerar os custos mensais aproximado da loja com água, luz telefone, mão de obra, produtos para lavagem, etc e dividir pela quantidade de dias que a loja abre por mês
Ex: Salário e encargos mensal de 1 funcionário + custos operacionais ( telef., luz, água, produtos de limpeza ) / por 24 ( dias que a loja abre por mes )
2500/24=104.
Considerando que a capacidade produtiva seja de 2 alugueis por dia ( este nº é muito difícil prever ) o custo por aluguel seria de R$52,00
Lucro: 20%
Para um 1º aluguel o cálculo então seria:
R$48,00 (40% de deprec.do vestido )
+R$52,00 ( custo por aluguel )
+R$20 ( Lucro )
Assim o preço deste aluguel deveria ser R$120,00
Está certo???
Granatum
Olá Anderson, seu raciocínio está perfeito!
Só gostaria de adicionar 3 pontos importantes sobre o custo por aluguel, a margem de lucro e os impostos.
Custo por aluguel
É muito importante que, se você considerar 2 aluguéis como mínimo de locações diárias, você se empenhe para tornar esse número sua meta mínima de vendas diárias. Perceba que se você fizer menos de 2 locações diárias, seu custo por locação passa imediatamente a ser maior e, este aumento no custo deverá ser pago de alguma forma.
Um exercício que pode te ajudar a identificar seu custo atual por locação é fazer um levantamento da sua média atual de locações mensais.
Impostos e Margem de lucro
O que eu gosto de lembrar sempre é que, o lucro de uma empresa deve ser suficiente para: ser dividido entre os sócios (dividendos) e reinvestido na empresa.
Como estratégia, muitos empreendedores abrem mão dos dividendos no começo de suas empresas e reinvestem 100% do lucro. É muito normal e compreensível esta prática, porém, é preciso ter bem claro até quando isso será feito e quanto de retorno você espera.
Ter fundos para enfrentar períodos em que o número de vendas diminui (sazonalidade) pode ser fundamental para a boa saúde financeira do negócio.
No seu exemplo, você considera 2 locações por dia ou 60 locações por mês. Considerando uma margem de R$20,00 por locação, você teria R$1200,00 de lucro mensal. Você então deve se perguntar: Este valor é suficiente para os dividendos e para o reinvestimento?
Por último mas não menos importante, estão os impostos, que podem mudar bastante o seu cálculo de preço de venda. O cálculo ideal deve considerar os impostos.
Primeiro você deve ver qual é alíquota que sua empresa paga sobre a nota fiscal emitida. Digamos que a alíquota paga pela sua empresa seja 6%. Para que você tenha 20% de lucro, seu cálculo deve ser:
Preço de venda = (Custo total)/(100%-(Alíquota de imposto+Margem de lucro desejada))
No seu exemplo: (R$100,00)/(100%-(6%+20%)) = R$135,14
Ou seja, o seu preço de venda deverá ser R$135,14, se você quiser incluir o valor do imposto no seu preço de venda.
Espero ter ajudado.
Um grande abraço e bons negócios.
Anderson Ferrai Val
Muito Obrigado! Me ajudou bastante! Gostaria de seguir com mais questionamentos e por isso peço que respondam a um e-mail que enviei-lhes pedindo mais informações sobre a Granatum, pois me interessa bastante um pequena consultoria para implantação de algum sistema de gestão.
Cristiano
Muito boa as dicas, até aproveitando esta necessidade comecei a trabalhar com sistemas financeiros, gerenciais abordando exatamente estes assuntos.
Parabéns pela iniciativa.
Cristiano M.
Consultor de vendas
http://www.contabilistapro.com.br
Publika Brasil
Muito bom.
Eu nao sabia disso aprendi bastante hoje
obrigado
abraço e fique com DEUS!!!
Mary-Hellen
Estou muito satisfeita c/ as dicas que voce nos forneceu, será de grande valia pois amanha mesmo estarei colocando em pratica. Que Deus te abençoe muito. Obrigada.
Att; Mary
carla
estou recentemnte c/ uma pizzaria no bairro , vendo o valor por cda 15,00 reais acompanhado o refrigerente 2lts(na promoçao).Gostaria de saber si estou ganhando ou perdendo …nosso fluxo na semana e de 3 a 4 pessoas .. mas sabado e domingo e fluxo e de 12 a 14 pedidos.pois nao tenho a medida exata que gasto de mussarela em cada pizza ..poderia mi ajudar ..pois o começo e o principal ponto de partida. grata carla.
Flavio Logullo
Olá Carla, como vai?
Para saber se você está ganhando ou perdendo, antes de mais nada precisamos saber exatamente quanto custa produzir a sua pizza. Este artigo pode te ajudar nesta tarefa.
O ideal é você ter a medida exata dos ingredientes das suas pizzas.
Uma dica: Você pode usar uma balança para medir o peso dos ingredientes das pizzas. Pode dar um pouco de trabalho no começo mas com o tempo você vai ver como vale a pena!
Você irá saber, por exemplo, se R$15,00 é o preço ideal para a sua pizza.
Vamos a um exemplo
Imagine que para fazer uma pizza de mussarela você gaste:
300gr de farinha
300gr de mussarela
100gr de molho
Vamos imaginar que você pague aos seus fornecedores:
R$ 70,00 em 50kg de farinha (100gr custa R$1,40)
R$ 20,00 em 1kg de mussarela (100gr custa R$2,00)
R$ 12,00 em 4kg de molho (100gr custa R$3,00)
Então, para fazer a pizza do nosso exemplo:
300gr de farinha = R$4,20
300gr de mussarela = R$6,00
100gr de molho = R$3,00
————————————–
Custo da pizza de mussarela = R$13,20
Além dos ingredientes usados, também é preciso contabilizar parte dos outros custos que você pode ter com funcionários, aluguel da sua loja, lenha, contas, etc. Para descobrir os demais custos você pode usar o mesmo método.
Para te ajudar, responda as seguintes perguntas:
– Quanto custa o dia dos seus funcionários? (Dica: Pegue o valor dos salários e divida pelo número de dias trabalhado)
– Quanto você gasta de água e luz? (Dica: Pegue o valor das contas e divida pelo número de dias que sua loja abre)
Atenção: Você também precisa saber qual é a sua capacidade de produção, ou seja, quantas pizzas você consegue fazer por dia. Aí, você pega o total dos demais custos e divide pelo número de pizzas na sua capacidade máxima. Por exemplo:
Custo dos funcionários + contas por dia = R$50,00
Quantidade máxima de pizzas por dia = 20 unidades
————————————————-
Custo por pizza = R$2,50 (R$50,00 / 20)
Até aqui nossa pizza de mussarela custa R$13,20 + R$2,50 = R$ 15,70
Depois disso você deve acrescentar a sua margem de lucro. Vamos contabilizar por exemplo, 30% sobre o custo final da pizza.
R$15,70 + 30% (R$4,71) = R$20,41
No nosso exemplo o preço mínimo de venda da sua pizza de mussarela seria R$20,41.
Cobrando este valor, se você conseguir vender as 20 pizzas por dia, você estaria lucrando R$4,71 por pizza vendida, ou R$94,20 por dia, ou R$2.826,00 por mês.
Espero ter ajudado!
Obrigado por acompanhar nosso blog e enviar sua dúvida.
Um grande abraço.
janaina
Boa tarde, trabalho num supermercado e estou com dificuldades de organizar o financeiro, pois são varias as bandeiras e prazo dos cartões de credito, cheque, prazos dos boletos para a pagar.
hoje anoto tudo numa agenda as contas a pagar e a receber não anoto. por favor gostaria de receber alguma ajuda pra organizar de maneira mais clara o financeiro.
Daniel Ferreira
Boa tarde!
Fiz uma planilha de controle financeiro porem estou com uma dúvida. Acredito que o certo é estar com as contas zeradas no começo do mês para começar. Tem que estar ou não? Outra dúvida. Se por exemplo almoço e pago no cartão de crédito, lanço como restaurante, alimentação ou cartão de crédito?
Grato
Flavio Logullo
Olá Daniel,
Você não precisa estar com suas contas zeradas para iniciar o seu controle. Comece a qualquer momento e, de preferência, o mais rápido possivel. Declare o seu saldo como “Saldo inicial” e comece a registrar suas despesas e receitas a partir deste momento.
Para os gastos com cartão de crédito, recomendo a você utilizar uma “conta” separada para o controle e classificar o gasto com a categoria que realmente representa este gasto. No seu exemplo, coloque a data, a conta, a descricao, a categoria e o valor da sua despesa:
Data: 17/04/2012
Descição: Almoço
Conta: Cartão de crédito
Categoria: Alimentação
Valor: -R$ 10,00
Espero ter ajudado. Mande sempre suas dúvidas.
Um grande abraço!
Gilcéa Rangel
Olá!
Estou necessitando urgentemente de ajuda.
Há 1 ano tenho um carrinho de churrasco onde trabalho também com cerveja.
Costumo sempre fazer anotações diárias do que gasto para funcionamento e fechamento ao fim do trabalho. Porém NÃO CONSIGO VER CLARAMENTE OS LUCROS E DISTRIBUI-LOS. Gostaria de obter “detalhadamente” como proceder financeiramente.
Se eu for explicar por completo ficaremos horas aqui só para lermos, então serei breve dando um exemplo e pedindo orientação baseada nesse indíce:
FAREMOS COMO SE EU ESTIVESSE COMEÇANDO DO ZERO! OK??
EX: (ao dia)
SAIDA
CHURRASCOS – 40 unid.- 40,00
GELO – (1 unid.) 6,00
CARVÃO – (1 unid.) 6,00
CERVEJA – (5 cx) 93,00
total = 105,00
VENDAS DO DIA
40 CHURRASCOS – 100,00
05 CX. DE CERVEJAS – 165,00
total = 265,00
**COM ESSES INDICES COMO DEVO PROCEDER EM RELAÇÃO A DISTRIBUIÇÃO FINANCEIRA DESSE VALOR?
– quanto designo para repor mercadorias?
– quanto designo para lucro?
– quanto designo para investimentos futuros?
AGREDEÇO IMENSAMENTE A QUEM PUDER AJUDAR-ME, POIS MEU CHURRASQUINHO É UM SUCESSO AQUI NO BAIRRO !!
ATENCIOSAMENTE GILCÉA RANGEL
katia
gostaria de orientaçoes estou meio perdinda no meu financeiro.
matheus
Oi Kátia!
Você pode entrar em contato com a nossa equipe para esclarecer dúvidas sobre gestão financeira empresarial. Para isso, você pode utilizar a opção “feedback” dentro do Granatum ou entrar em contato com o nosso atendimento pelo telefone.
Você pode também assistir os vídeos tutoriais do Granatum.
Por fim, se você preferir, escreva suas dúvidas aqui nos comentários deste post. Podemos respondê-las e ajudar outras pessoas que também possuem as mesmas dúvidas.