Nota: O conteúdo sobre reembolso de despesas corporativas que você lerá a seguir foi escrito por Juliana de Melo, parte do time de nosso parceiro Espresso, startup de gestão de despesas corporativas.
Com a persistência da pandemia e a crise econômica que segue de perto o COVID-19, a maioria das empresas se viu obrigada a parar suas atividades por um instante e olhar para dentro, a fim de se reinventar e sobreviver. Embora necessário, reavaliar os próprios processos nunca é uma tarefa fácil ou agradável.
Seja para se adaptar a um novo modelo de negócios, seja para cortar gastos, estamos sempre sujeitos a descobrir problemas que vínhamos ignorando. O processo de reembolso de despesas e prestação de contas é um desses que, muitas vezes, preferimos acreditar que vão bem.
Talvez você não saiba, mas gastos com reembolso podem afetar diretamente o lucro da sua empresa. Você consegue dizer quanto gasta hoje com reembolsos de funcionários? Vocês têm uma boa política de despesas que minimize fraudes?
Evitar reavaliar sua prestação de contas pode estar custando à sua empresa mais do que você imagina. Pode parecer um tema óbvio, mas pequenos gastos acumulados podem representar um enorme problema financeiro.
Para te ajudar a revisar e cortar gastos nesse processo trouxemos 5 erros que você pode corrigir agora para otimizar seu reembolso – seja durante, seja no pós crise – e economizar. Afinal, manter os gastos em ordem é sempre útil.
1. Não ter um processo de reembolso
Pode parecer redundante que a primeira dica para um bom reembolso seja “tenha um processo de reembolso”. Porém, ao longo de toda nossa experiência, encontramos empresas sem processo definido, que adotavam abordagens diferentes sempre que o processo era necessário.
Portanto, devemos nos atentar aos seguintes pontos e criar um modelo que englobe todos eles de forma clara e possa ser aplicado a todos os colaboradores:
1. Como os gastos realizados pelo colaborador deverão ser comprovados?
2. Como serão entregues os relatórios com os gastos? Em planilhas do excel ou através de uma plataforma de gestão de reembolso?
3. Qual será o ciclo para o envio de relatórios de despesas corporativas? Semanal, quinzenal ou mensal?
4. Quem fará a aprovação dos relatórios?
5. Após a aprovação, em quanto tempo o reembolso será pago?
Mesmo que a princípio você sinta que ainda há muito o que melhorar, é melhor ter um processo e ir adaptando-o com o tempo do que não ter processo nenhum. Em outro artigo, já falamos sobre como criar um processo de reembolso.
2. Não ter uma política de gastos bem definida
Falar em gastos externos agora pode parecer deslocado, mas assim que as coisas retomarem seu ritmo, sua equipe externa, representantes e vendedores, todos estarão fervorosos para retomar as negociações paralisadas. Nesse momento é indispensável que você já tenha alinhado sua política de despesas.
A política de despesas é um conjunto de regras predefenidas para os colaboradores que fazem reembolso. Ela é responsável por dar respostas às perguntas mais comuns nesse processo, como por exemplo: Quanto o colaborador pode gastar durante um almoço com cliente? Gastos fora do expediente são passíveis de reembolso? Existe limite de valor para uma diária em hotel? É possível reembolsar bebida alcoólica?
A política ajuda a prever e trazer soluções práticas para aquelas situações que podem se revelar problemáticas, portanto, não ter uma definida é um erro grave que abre margem para perdas financeiras, contestações e fraudes.
3. Realizar o pagamento de despesas sem comprovantes
Mesmo com um bom processo e uma política abrangente, há momentos em que o comprovante se perde. Como agir nessas situações tão comuns?
Primeiramente, esse é um item que a sua política de despesas deveria contemplar. Em segundo lugar, o posicionamento da sua política deve sempre ser no sentido de não reembolsar sem comprovante da despesa.
Especialmente para aquelas de lucro presumido, pequenas e médias empresas, as regras do que pode ser reembolsado ou não são mais flexíveis, assim como a forma que isso deve ser feito legalmente. Isso não é motivo para relaxar, pois como afirmado pelo advogado Benny Maganha da NDM Advogados em um webinar com nossos clientes, a comprovação clara da despesa e sua natureza evita não apenas fraudes, mas garante clareza jurídica e resguarda o colaborador e a empresa em casos trabalhistas e fiscais.
Ah! Não podemos nos esquecer que além da comprovação feita pelo funcionário é indispensável que a empresa armazene esses comprovantes de forma segura e correta.
(Se você já está achando que isso é trabalhoso demais, pule para a dica 5).
4. Não conferir os relatórios de despesas
Apesar de soar como uma atitude nobre de confiança, não conferir os relatórios enviados abre espaço para erros e fraudes.
Sei que falamos de fraudes em todos os itens e não queremos que você comece a desconfiar de seus colaboradores, muito pelo contrário. Em nossa experiência vemos que a maior parte das fraudes não são intencionais, são consequência de erros cometidos de boa fé – mas que podem levar a empresa a desembolsar grandes quantias erroneamente. Segundo a empresa norte-americana Rydoo, 8% a 10% dos valores pagos a título de reembolso são oriundos de fraude e 13% delas são cometidas por pessoas em cargos mais altos como vice presidentes.
Talvez a grande dificuldade seja a burocracia exigida no processo. Nós entendemos. É desgastante conferir cada notinha com cada relatório, checar todos os valores, refazer os cálculos para reembolsar KM rodado – mas à luz de uma crise e a necessidade de cortar cada gasto desnecessário, não conferir os relatórios é como remar um barco furado: a energia continua sendo gasta, mas você não sai do lugar.
Por sinal, esse é um problema muito comum com processos manuais: eles são lentos, passíveis de erros, consomem mais tempo e demandam boas estratégias para lidar com a burocracia. Nessa situação, a alternativa existe: automação do processo de reembolso.
5. Ignorar alternativas digitais e automatizadas
É muito bom ter um processo bem delineado e que contemple tanto as necessidades dos envolvidos quanto da empresa, por isso esse talvez seja o mais importante item da nossa lista: não importa o quanto você corte de gastos, processos manuais são caros.
Soluções tecnológicas existem para facilitar a execução de tarefas, resistir a elas nos dias atuais e, mais importante, no momento atual, pode ser um dos maiores erros financeiros da sua empresa. O processo de reembolso, por exemplo, é um que pode facilmente ser revolucionado com um aplicativo.
Cumprir rigorosamente os quatro itens anteriores fará com que você perca tempo, ocupe inutilmente o tempo de seus funcionários e ainda continue sujeito a erros. Você já parou para pensar que o tempo gasto por um vendedor fazendo relatório e se preocupando se guardou ou não os cupons fiscais poderia ser melhor empregado continuando suas negociações?
Nessa calculadora você pode descobrir quanto custa seu atual processo de reembolso. No final da página você pode falar com um dos nossos atendentes e descobrir como a solução oferecida pelo Espresso permite que você economize até 85% do valor mostrado na calculadora.
Isso sem mencionar que possuímos tecnologia antifraude.
Conclusão
Administrar todo o processo de reembolso de despesas exige cuidado e muita organização para evitar erros e prejuízos financeiros para a empresa. Fazer todo esse trabalho manual é possível, mas continua sendo caro e dispendioso – duas coisas não recomendadas nas atuais circunstâncias.
Aproveite as condições e ofertas exclusivas que estamos oferecendo durante a pandemia. Fale com um de nossos atendentes.
