automatizar granatum Automatizar processos: melhor, mais rápido e mais eficiente

Quem tem uma empresa, tem muito trabalho a fazer e nenhum tempo a perder.

Normalmente, as empresas bem-sucedidas desenvolvem processos, isto é, sequências de tarefas pré-determinadas que se comprovaram úteis e eficientes para fazer alguma entrega de serviço, tarefa, informação, recurso, etc. (seja para um cliente externo ou interno).

O conjunto desses processos forma o que chamamos de cadeia de processos, em que a entrega de um (output), se torna a inicialização do processo seguinte (input).

E ao trabalharem todos ao mesmo tempo, esses processos geram um bem ou serviço que tem um valor no mercado: o valor percebido por seu cliente.

Para que uma empresa possa ser lucrativa, a quantidade de recursos despendidos na execução de todos esses processos deve ser menor que o valor percebido pelo cliente.

É esta diferença que faz o lucro da empresa e remunera seus proprietários ou acionistas.

Neste contexto, a melhoria de processos visa garantir que todo desperdício seja evitado, todo atraso combatido e todo erro ou defeito solucionado.

Para isso, automatizar processos é uma excelente solução, que envolve diversas providências e atividades. Vamos focar em 3 delas, que você pode implementar em sua empresa rapidamente e com resultados consistente e imediatos.

3 dicas para automatizar processos, ganhar eficiência e lucratividade

Antes de entrarmos nos detalhes destas 3 dimensões da automação de processos, é importante lembrar que existe toda uma disciplina da administração empresarial chamada de BPM, Business Process Management, ou Gestão de Processos de Negócios, em português.

Usualmente, com ajuda de softwares especializados em automação, são desenhados fluxogramas de processos que visam, entre outras providências, entender cada etapa e tarefa com o objetivo de:

  • Automatizar tarefas repetitivas

  • Integrar sistemas

  • Disponibilizar informações confiáveis em tempo real

Automatizar processos, ou fazer a chamada otimização de processos, envolve muito mais do que isso. Mas se você conseguir solucionar estes 3 problemas, com certeza sua empresa já estará dando um enorme passo rumo à produtividade.

1- Automatizando tarefas repetitivas

Tudo aquilo que é feito da mesma forma, diversas vezes seguidas e empregando sempre os mesmos inputs para gerar os mesmos outputs é um processo que pode ser candidato a automação.

tarefas repetidas Automatizar processos: melhor, mais rápido e mais eficiente

Mas cuidado! A automação de tarefas repetitivas, em alguns casos, precisa ser analisada em mais detalhes.

Um exemplo fácil de entender é o caso de restaurantes de alta gastronomia. Mesmo que todos os pratos sejam preparados da mesma forma, seguindo a mesma receita e empregando os mesmos ingredientes (inputs), e que o resultado desejado (output) deva ser sempre o mesmo prato (para cada receita específica), não se usa uma máquina para isso.

Esse é o tipo de processo que necessita de um cuidado especial, um toque humano e até artístico.

Já, na sua empresa, alguns processos repetitivos podem ser automatizados sem medo.

Por exemplo: quem tem um e-commerce, sempre que uma compra é aprovada por seu sistema de pagamentos como o PagSeguro, por exemplo, precisa incluir um recebível no gestor financeiro.

Para isso, um funcionário entra no sistema, como por exemplo, o da Granatum, e faz esses lançamentos, perdendo um tempo considerável nesta tarefa.

E se isso acontecesse automaticamente? Além de tudo ocorrer mais depressa, esse funcionário teria mais tempo para se ocupar de tarefas mais nobres e estratégicas, que agregam mais valor ao seu negócio.

2- Integração de sistemas

A ideia de automação da inclusão de recebíveis que demos acima também é um exemplo de integração de sistemas: entre o software do meio de pagamentos e o aplicativo de gestão financeira.

Uma maneira muito comum de se integrar sistemas que estão disponibilizados na web é o uso de APIs, protocolos da internet que permitem que diferentes apps “conversem” entre si com segurança e agilidade.

Mas as vantagens não se restringem meramente a evitar tarefas repetitivas para ganhar tempo, incluem também o fato de que a troca de informações é mais confiável (sem erros de digitação) e os dados ficam disponíveis para todos muito mais rapidamente.

O que nos leva ao próximo tópico:

3- Informações em tempo real

informacoes tempo real Automatizar processos: melhor, mais rápido e mais eficiente

Atualmente, diversos aplicativos já são criados com o objetivo de automatizar processos, evitar tarefas repetitivas e integrar sistemas.

Ferramentas de automação de marketing analisam o comportamento de seus clientes nas mídias sócias, em seu site, blogs e também quando abrem seus e-mails ou baixam conteúdos que você disponibiliza para eles.

Em seguida, transformam tudo isso em dados para definir perfis de clientes e enviar automaticamente os e-mails certos, para os clientes certos, com os conteúdos mais engajadores.

Outra funcionalidade desses aplicativos é dar dicas para que seus vendedores saibam quais clientes são mais “quentes” para receber um telefonema oferecendo seu produto ou serviço.

Da mesma forma que este exemplo, outras ferramentas de marketing digital, softwares de CRM, programas de gestão financeira e muitos mais, como drives compartilhados que permitem usar planilhas e outros documentos editáveis de forma colaborativa.

Com o uso da computação em nuvem e do acesso remoto por diversos dispositivos móveis, sejam celulares, tablets, laptops ou desktops, informações gerenciais são trocadas de forma ágil, alimentando os sistemas e gerando painéis de controle, estatísticas e relatórios para que você acompanhe tudo isso em tempo real.

Em seguida, é possível analisar a situação, tomar decisões baseadas em fatos e dados e até, dependendo do app empregado, disparar solicitações e definir tarefas para sua equipe imediatamente.

Que achou da possibilidade de automatizar processos e trazer muito mais agilidade e desempenho para sua empresa?

Não perca mais tempo, pesquise na internet e descubra quais desses softwares podem ajudar seu negócio a ser mais lucrativo. A maioria tem um período de uso gratuito, para você testar e ver se funciona mesmo, experimente!

Este post foi escrito por Marcus Ribeiro, Entusiasta de novas Tecnologias, Empreendedor, CEO da Pluga e Jogador de Futebol de Praia no Fim de semana [Part-Time Job].

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