Não é novidade que frequentemente nos vemos em uma avalanche de informações. São muitos problemas, decisões importantes e tarefas que vão das mais pequenas até as mais complexas. Na maioria das vezes, os grandes responsáveis por isso são os processos burocráticos que enfrentamos no dia a dia, como é o caso da Folha de Pagamento.

Próximo ao quinto dia útil de cada mês, vejo muitos dos nossos clientes atordoados com o fechamento da folha. Na verdade, com os nervos à flor da pele. Com tantos impostos, demissões não esperadas e contratações de emergência é preciso estar muito atento à gestão para não cair em uma situação de quebra no caixa ou, até mesmo, em um processo trabalhista.

Calcular a folha de pagamento realmente não é algo simples. Geralmente exige uma pessoa dedicada para isto ou é preciso contar com a ajuda externa de um contador e profissional de RH (Recursos Humanos). Porém, mesmo que efetivamente você não coloque a mão na massa, é preciso entender todo o processo para garantir que a empresa mantenha a saúde financeira e prospere.

Já que a folha de pagamento tem tudo a ver com gestão financeira, neste artigo você vai encontrar tudo sobre o assunto e ainda conferir algumas dicas exclusivas para te ajudar no controle. Vamos lá?

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O que é folha de pagamento?

A folha de pagamento é o espelho das informações e atividades trabalhistas de cada funcionário. Ela é usada para demonstrar o salário bruto e líquido, além de ter função operacional, contábil e fiscal. Nela vem descrito tudo que o funcionário recebe e todos os descontos que são realizados.

A elaboração da folha de pagamento e a entrega do recibo de pagamento (ou holerite) de cada funcionário, são atividades obrigatórias para qualquer empresa e exigem conhecimentos bem específicos na área de RH. Por isso, é mais do que comum a empresa contar com uma contabilidade para ajudar neste sentido, com o cálculo correto dos valores, mantendo tudo dentro dos padrões da lei.

No entanto, cabe a empresa se preocupar com a organização das documentações e movimentações financeiras que acontecem entre empresa/funcionário/governo. A contabilidade ajuda a transformar toda essa relação de trabalho em fatos numéricos através de códigos, porcentagens e cálculos complexos que depois são traduzidos na folha de pagamento.

Como é elaborada a folha de pagamento?

Assim como cada empresa tem suas especificações para o controle financeiro, na elaboração da folha de pagamento não é diferente. Não existe uma receita mágica ou um modelo oficial. Por isso ela pode ser adaptada aos critérios que combinam melhor com sua empresa desde que não prejudique nenhum ponto de vista legal.

Para ser elaborada, toda folha de pagamento deve se basear em algumas informações:

- O valor do salário de contratação do funcionário
- A frequência: faltas, atrasos e afastamentos
- Os descontos de encargos sociais
- A forma de pagamento e a data que o valor estará disponível

Para composição dos salários líquidos, que deverão estar na conta dos trabalhadores no dia acordado, os valores da folha de pagamento são divididos em duas partes: Proventos e Descontos.

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A primeira parte corresponde aos salários, remunerações variáveis, horas extras e adicionais como adicional noturno, insalubridade e periculosidade.

Fique de olho nos adicionais: se sua empresa expõe o funcionário a algum risco de saúde ele pode receber a mais 10%, 20% ou 40% dependendo do grau de insalubridade. Lembrando que essa porcentagem é sobre o valor do salário da categoria do funcionário. Se a atividade for realizada em um ambiente com grau de periculosidade alto o empregado ainda pode receber um adicional de 30% sobre o salário.

A segunda parte corresponde aos descontos: a grande reclamação dos funcionários. Estamos falando do INSS, benefícios, faltas, contribuição sindical e mais uma série de descontos que depende do acordo que é feito entre a empresa e o funcionário.

Para dominar mais o assunto e ficar por dentro de tudo que a empresa gasta com um funcionário além do salário, vale irmos mais a fundo nos principais descontos e pagamentos que incidem sob a folha de pagamento. São eles:

INSS

O desconto do Instituto Nacional de Seguro Social é feito sobre o valor total da remuneração, aqui entra o salário, horas extras, 13º salário e adicionais. É obrigatório e serve para garantir os benefícios da aposentadoria. Você pode consultar a porcentagem descontada de acordo com a tabela da previdência social.

FGTS

Sua empresa é obrigada a depositar o fundo de garantia por tempo de serviço até o dia 07 de cada mês. O valor é correspondente a 8% da remuneração e serve para amparar o trabalhador em caso de demissão, doenças ou até mesmo para investimentos em moradia. Lembrando que este valor é uma despesa obrigatória para empresa e não deve ser descontada do funcionário.

13º salário

Como o nome já diz o 13º salário corresponde ao valor de um salário extra. Ele é pago em duas parcelas, a primeira sendo entre fevereiro e novembro e a segunda em dezembro, até o dia 20, próximo ao Natal.

IRRF

O imposto de renda retido na fonte é o desconto destinado ao governo. Dependendo do salário, o imposto de renda é descontado na folha e também deve ser declarado pelo trabalhador sempre no início do ano. Você pode consultar a porcentagem descontada de acordo com a tabela no site da Receita Federal.

Sindicato

Há vários descontos dos sindicatos, alguns são obrigatórios e outros não (patronal, assistencial, confederativa etc). Vale a pena consultar o seu contador e verificar quais são os descontos sindicais que se enquadram na sua categoria.

Faltas e atrasos

A regra é simples: faltas não justificadas, ou seja, faltas sem atestados ou comprovantes que justificam a ausência por algum motivo maior podem ser descontadas do salário.

Vale transporte

A empresa deve conceder o vale transporte independente da distância que o funcionário percorre entre residência-trabalho utilizando-se do transporte público. O desconto na folha de pagamento é de 6% sobre o salário, mas se a empresa quiser não é preciso descontar (consulte seu contador para encontrar a melhor opção). Lembrando que o funcionário deve informar a condução que utiliza para concessão do benefício e autorizar o desconto em folha de pagamento.

Ainda podem existir outras despesas como Vale-refeição, Vale-alimentação, Plano de saúde, Odontológico etc. Todos elas podem ou não ser descontadas na folha de pagamento, por isso é importante conferir todos os detalhes com o seu contador. Ele vai te dar mais segurança em relação aos benefícios, direitos e liberdade de descontos que conferem com o seu regime de tributação.

Sem falar de valores exatos, percebe como podem ser altos os gastos com um funcionário? Em alguns casos a empresa pode gastar até duas vezes mais o valor do salário com encargos e benefícios. Mas isso é assunto para um outro artigo… Por enquanto vamos focar em como você pode fazer a gestão da folha de pagamento.

Como fazer a gestão da folha?

Vale lembrar que é muito importante você ter o total controle dos pagamentos dos funcionários e saber qual o impacto da folha de pagamento em seu faturamento. Mas digo que organizar todas as informações vai muito além, principalmente porque é quase impossível encaixar essa atividade no meio de outras prioridades que aparecem no dia a dia. Então, qual é a dica? Terceirizar! 

Bom mesmo é economizar tempo e ter mais facilidades na rotina né? Então é interessante procurar soluções focadas e especializadas em folha de pagamento, como a Paychex. Assim você gasta o seu tempo com o que realmente importa e aumenta a eficiência da sua empresa.

Como dito antes, a ajuda de um contador também é super bem-vinda neste processo. Na verdade, como sua empresa é obrigada a contratá-lo, você pode abusar de todo o seu conhecimento para entender melhor sobre o modelo de tributação, prazos e números.

Controle financeiro e folha de pagamento

Dentro de uma empresa, a folha de pagamento é um dos principais processos burocráticos e está totalmente ligado à gestão financeira. Em empresas que trabalham com prestação de serviços, por exemplo, chega a ser a maior fonte de gastos. Por isso, quanto mais facilidades você tiver neste processo melhor. Assim, fica mais fácil para você se dedicar em atividades estratégicas e na gestão financeira.

Já que este assunto é a nossa praia, separei 3 dicas matadoras para você controlar melhor alguns pontos da folha de pagamento em seu controle financeiro.

Previsão de férias

O pagamento das férias é um dos itens que deve estar contido no Planejamento Financeiro. É importante fazer uma poupança mensal para que no momento do pagamento, seu Fluxo de Caixa esteja preparado para este gasto.
O valor a ser reservado mensalmente é ⅓ (um terço) do salário bruto do funcionário dividido por 12 meses.
Exemplo:
Salário Bruto = R$ 1.200
⅓ de férias= R$ 400,00
Poupança mensal = 400/12 = R$ 33,33

Previsão de 13º

Mantendo a mesma lógica da dica anterior, o valor a ser reservado mensalmente é o salário bruto do funcionário dividido por 12 meses.
Exemplo: 1.200 / 12 = R$ 100,00

Previsão de FGTS

Para não ter surpresas, fique esperto com este item ok?
Além dos 8% sobre os salários que são recolhidos com a guia do mês, deve ser reservado mensalmente:
8% sobre o salário dividido por 12 para o FGTS do 13º salário
8% sobre ⅓ do salário dividido por 12 para o FGTS das férias
4% sobre o salário, dividido por 12 para a multa no FGTS rescisório (para o caso de dispensa sem justa causa).

Obs: Crie uma conta Reserva Salarial para controlar estes depósitos. icon smile Tudo que você precisa saber sobre: Folha de Pagamento

Por fim, a dica de ouro é usar um Software Financeiro Online como o Granatum para colocar em prática estas dicas de controle. Com a ferramenta de Fluxo de Caixa, plano de contas e os relatórios completos fica muito mais fácil organizar todas as movimentações ligadas à sua folha de pagamento.

E por falar em organização, separamos uma Planilha ideal para você controlar todos os custos de funcionários. Com ela, você consegue saber facilmente quanto cada funcionário custa para sua empresa. O Download é grátis. Aproveite!

Ah! Não esqueça de compartilhar estas informações com seus amigos e ajudar outros empreendedores.

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