organizar o financeiro

 

Quando me pedem conselho sobre como organizar o financeiro de uma empresa, minha resposta pode até causar espanto. Acreditem, por trás dessa fachada high tech existe um homem à moda antiga, que gosta de colocar as coisas no papel.

Preparado? Então lá vai: para um financeiro eficiente, um desenho já resolve a charada.

COMO ASSIM? Calma, respira e vem comigo.

Espelhar o seu negócio em um desenho pode abrir um leque de perspectivas de cada peça da engrenagem e sua importância. O que está dando certo? O que pode ser repensado?

“Ué, mas eu pensei que iríamos falar sobre o departamento financeiro?”

Pois então, no desenho você entenderá que não se dissociam áreas de uma empresa. Uma está interligada com a outra. E uma perspectiva mais apurada vai te ajudar a perceber cada realidade.

Vamos botar a mão na massa? Papel e caneta na mão…

 

Hands on!

Recapitulando: nosso objetivo com esse desenho é ter uma visão plena sobre o funcionamento do seu negócio para assim conseguir fazer o gerenciamento ideal do financeiro, visto de vários ângulos.

A primeira ideia é, portanto, desenhar algo próximo da planta baixa da sua empresa em um dia normal. Coloque ali o PATRIMÔNIO dela: o mobiliário, os equipamentos, investimentos que permitem o funcionamento do seu negócio. Por fim, posicione cada colaborador em seu devido lugar, assim como fornecedores de serviços terceirizados. Ah, não se esqueça dos sócios!

Só esse pequeno esboço já vai provocar certos questionamentos, sobre quais as partes que precisam de mais cuidado e atenção.

Mas você leu até agora, porque queria organizar a estrutura financeira de seu negócio, né? Então, olha só esse exemplo:

 

plano de ação

 

Nossa sugestão é que você subdivida em sua figura geométrica preferida, colocando sua empresa no centro. A partir dele, relacione em figuras menores o que se refere a clientes, internos ou externos, e cada projeto que acarrete em renda para a empresa, ou seja, por onde o dinheiro ENTRA.

Esse dinheiro fica em algum lugar: no caixa ou no banco, por exemplo. No papel, então colocamos para onde esse dinheiro VAI: contas fixas, despesas, colaboradores…

A partir dessa estrutura, é possível subdividir novamente em capital de giro, fundos e investimentos, patrimônio e custos fixos e variáveis.

Dá para ver, portanto, que cada peça dessa engrenagem é dependente uma da outra. Sem o dinheiro que entra lá em cima, não tem como sustentar as contas de baixo. Além disso, entendendo quais dessas contas acarretam em mais despesas e/ou custos, é mais fácil de visualizar onde pode estar o desequilíbrio nas contas.

Importante deixar claro que cada empresa compreende despesa e custo de uma maneira particular.

Por exemplo, energia elétrica pode ser considerada apenas uma despesa numa agência de publicidade. Mas, em uma indústria que tenha máquinas que consomem bastante eletricidade, é considerada um importante custo.

 

Ganhos e gastos

Basicamente, GANHOS são as receitas obtidas por meio da venda dos produtos ou serviços comercializados por uma empresa. GASTOS, são principalmente os custos de produção ou execução dos serviços junto com as despesas para manter a empresa funcionando. Ambos caminham paralelamente.

A regra de ouro é manter os ganhos sempre maiores do que os gastos.

É aí que eu recomendo sempre a utilização de um software financeiro para ajudar no processo de organização e planejamento.

Assim como o desenho no papel, essa ferramenta facilita a visualização das informações, automatiza processos rotineiros e dá mais confiabilidade e integridade nos dados.

Com o  Granatum Financeiro, por exemplo, você consegue ter um fluxo de caixa organizado, controlar as contas a pagar e a receber, emitir boletos, criar metas de planejamento e acompanhar os resultados através de relatórios completos.

E, com a nova funcionalidade das tags, você é capaz de analisar setores e entender vários panoramas orçamentários da sua empresa e por períodos.

Com esta visão, do micro ao macro, espero ter ajudado a deixar mais claro como organizar o financeiro de uma empresa pode ser tão acessível como um desenho a mão livre!

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